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看,就是比較早下班!5 步「整理術」每天省下 3 小時!讓你當個快樂上班族...

8月 2015年25
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(圖/shutterstock)

 

根據統計,有 90% 的人被「工作追著跑」...

工作根本做不完,每天都要加班!

工作太忙了,沒有自己的時間…

是不是也常常聽說過類似的話呢?

 

為何有些人工作不多,卻手忙腳亂,還每天加班…

而有人身明明工作不少,還可提早下班?

兩者差別到底在哪裡呢?

難道是他們的能力天生就有差距嗎?

 

其實,差別只在一個細微之處…

 

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作者在補教界長期的觀察發現,

那些成績優秀又會玩的學生,在各方面都條理分明

效率也比一般學生好,追蹤調查後發現…

即使出了社會工作上也比較容易有好成績!

因為,做好整理能夠讓工作更有效率!

 

或許從小就不善整哩,認為整理很難辦到…

不必擔心!無論多不擅長整理,按步驟來…

這樣做後你也會成為全方位的整理高手,

擠出自由的時間!

 

根據計算後,一天至少可以擠出 3 小時…

 

 

 

 

 

Step 1. 辦公桌整理 

辦公桌上必要的東西只有 20 種

根據實驗結果顯示,人類身邊物品若超過 20 種

就會超出可以掌控的範圍!

所以,選出最常用的 20 種物品,

將他們依照使用頻率放在該放的地方,一個月後…

會發現你工作會更順手!

 

能夠「馬上找到」是首要重點

整理東西不需要井然有序,

重點在於「要清楚物品位置」

視覺上一目了然是重點,即使整理得很整齊,

可是被東西遮住,會讓人忽略它的存在,還是不行的!

 

Step 2. 文件的分類 

按照行事曆把文件分為 4 類 

1.    今日必須做的事項

每天清空「今日必做事項」檔案夾,

這樣就不會有工作一直延遲到隔天的問題!

2.    五分鐘就可以完成的事項

利用零碎時間處理!以免浪費時間

3.    有期限的事項

利用google 日曆,在期限前兩天內完成!

4.    無期限事項

每隔三個月,就要安排半天以上的時間來整理!

 

Step 3. 掌握時間 

透過記錄來掌握時間,以「分」為單位記錄 

想提高工作效率,

就要知道自己花了多少的時間做一件事

卸下工作內容、以及工作外做了什麼是,

而且用分為單位…

 

 

 

Step 4. 工作制式化 

把每天的工作內容記下來,

可以發現自己大多都在做同樣的作業!

那些常說沒有時間的人,每次執行相似的作業時,

總是從頭開始作,或是過於仔細檢查,

浪費了很多時間!

像是例行事務等,大多都有固定的格式!

事前先製作文件建立範本,

之後只要填入個別的不同,這樣一下子就能完成!

還沒有建立範本的文件,

一樣要思考是否可以通通套用範本!

 

Step 5. 用零碎時間處理「 5 分鐘事務」

根據統計工作一天會有 5 個小時的空白時間,

這 5 個小時可能在滑手機、晃網拍、

摳手指、等會議開始等等…

實際上,你可以利用這些時間處理一些雜項事務!

像是等待開會的時間,可以回復E-mail等等...

 

後記:一天多出三小時,充實工作以外的人生!

把用在工作、念書、家務等等

一般人覺得無趣的事的時間省下來,

花在更多有趣覺得充實的事吧!

好好寫下你的人生!別只剩下工作…

 

本文參考《就是比你早 3小時下班》

更多詳細內容可以買出書來看看唷!

 

 

 

本文為 CMoney官方 編輯群整理撰寫之 讀書心得,

部分擷取自書籍內容,詳見原書籍

如需轉載,請在文末附上 :

 

本文 轉載自 CMoney 網站,原文 於此

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