(圖/shutterstock)
( 以下讀書心得為本文作者自行編寫,不代表原書作者觀點 )
用一個好的簡報說服人,一點都不難
從幾年前開始流行用「簡報」來表達所有的訴求
從學校的分組報告到公司的例行會議
每一個人應該都曾經被要求上台用簡報說明自己的 case 吧?
很多時候都會覺得 ...
在台上講得口沫橫飛,到底台下的人有多少人接受
所以,一份好的簡報
應該是要讓大家在離開會議室前 都認同你的想法!
但是,市面上充斥著各式各樣的簡報書籍
幾乎都是集中在投影片軟體製作
或是偏向口說技巧
以演說完整流程為核心的書籍很少
所以下面整理了成功簡報的 6 大要點
只要掌握的恰到好處
大家都會答應你的!
一起學起來吧 ...
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要點 1:觀眾
把觀眾當「情人」,了解需求才能產生共鳴
一場簡報的「主角」不是拿著麥克風演講的人
而是坐在 台下的觀眾
就因為掌控權在觀眾身上
所以,謙遜是上策!
簡報時,所提及的每一件事
都必須切中觀眾的需要和目標
因為一個簡報者時常犯的錯誤就是 ...
把焦點放在自己身上,想說的話很多又想講很多細節
所以重重的壓力下,就會忘記顧及觀眾的反應
每個簡報的目的和觀眾雖然不一樣
但是有個重要的事實是不會改變的
觀眾來看的是「你能為他做什麼,而不是他們得幫你做什麼」
所以必須把觀眾視為你的主人
找到對的方法滿足他們的需求
知道一場簡報的主要觀眾類型是什麼也很重要
應該要清楚哪些成員如果接納你的想法,最能發揮影響力
每個場合的真正決策者是誰,有時候並不是位階最大的是裁決者!
要點 2:訊息
想法本來很無趣,試著包裝 ... 把它變有趣
一份簡報中
觀眾最先注意的一定是標題
那如果標題下的好,整份簡報就成功一半了
所以,簡報者心中一定要握有「大想法 big idea」
就是所謂的「中心思想」
在提出大想法時,要用完整的句子
也就是一定要有主詞跟動詞
才能同時表達「觀眾的重要性」和「傳達情感」
誘導觀眾支持自己的想法和決定
決定了中心思想後 ...
就要開始發想觀點
這時候可以離開辦公室或電腦
到一個新的空間
用一支筆和一個白板或便利貼
寫下所有的想法
先獨自思考、再團體腦力激盪、再次獨自思考
這樣就可以進行完整的觀點發想和收斂
初期寫下越多點子越好
最後再把那些沒有辦法更深入的想法刪去
篩選出最佳的想法!
要點 3:故事
用一個有起伏的「好故事」,讓觀眾聽懂你說的話
一個好的簡報就跟好的故事一樣
必須先傳達出某種衝突或失衡的狀況
最後提出解決的方法
這樣的衝突感才能抓住觀眾的注意力
所以基本的故事原則是三段式的結構:
開場、中場、結局
在這樣的原則下講出的故事會說服最多的人!
1. 貼近生活的開場
開場如果可以描述一段符合觀眾認知的生活經驗
說出眾多人的心聲
自然就會有最多人認同你!
先讓大家走進你設定好的狀態
再引大家走進另一個世界(理想情境)
可能會有明顯的落差
但是這種反應很好
因為可以強化故事的張力,讓大家意識到真的有事情必須解決
就會更認真地聽取簡報
2. 引人入勝的轉折
大體來說
最引人入勝的就是故事的中段
因為是最多「行動」的地方
所以有個出神入化的轉折
會讓大家更有共鳴
且會激起每個人心中的鬥志
3. 強而有力的結尾
簡報結尾應該要讓觀眾全心全意的相信新的觀念
採取新的做法
許多簡報的結尾都是列出一大串的行動項目
但這樣其實不能鼓舞人心
所以結尾一定要強調:
對觀眾的好處是什麼!
如此一來,才可以讓大家更輕易的接受你的訴求
要點 4:媒介
知道自己在說什麼的人,其實也可以不用 PowerPoint
考量過觀眾的需求過後
接下來要決定的是「什麼樣的演說方式最能被廣泛接受」
其實很多時候並不一定需要簡報
有些人喜歡思慮縝密的書面備忘錄
有些人則是比較喜歡影片
找到最能和觀眾連結的方式,是很重要的任務!
可以從對一人或多人、報告的地點較隨性或是在正式的演講台上
來決定簡報的形式為何
下面這張圖說明了簡報的製作風格 ...
那要做多長的簡報也是很多人的共同疑問 ...
「越短越好」是一流簡報的特色
因為時間很寶貴
大家都必須多下點工夫才能節省觀眾的時間
說 1 個小時的廢話很容易
但是要簡明扼要的簡報卻不簡單
TED 演講的神奇之處就是限制在 18 分鐘內說完
所有的精華都濃縮在這 18 分鐘裡
因為觀眾不會因為簡報提早結束而責備你
卻會因為太晚結束而引起不滿!
要點 5 :投影片
投影片做得好,會讓一切看起來很簡單
上台簡報前,除了要練出一流的口才外
如果搭配上簡單明瞭的投影片,更是大加分!
像下面這張圖就說明了
一個投影片如果全部都是文字的說明
觀眾閱讀起來困難重重
更不可能專心聽演講者所講的話
所以適當的使用圖片輔助
會讓整場簡報更順暢!
選擇適當的投影片類型
可能製作投影片時會令人頭昏眼花
可是如果可以依照不同的類型區分
就會讓投影片更加清楚!
1. 入場投影片:
能夠營造第一印象,展現公司的品牌形象
2. 標題投影片:
有助於觀眾確定你的演說方向,並聚焦在重點上
3. 瀏覽用投影片:
這類投影片可以幫助觀眾知道你講到哪裡
每隔一段時間放映議程投影片,並將你講的部分標示出來
4. 關鍵字投影片:
這類投影片會用很大的字級來顯示一個短句
代表當下要傳遞出的唯一訊息或想法,可以強化視覺震撼
5. 引言投影片:
引用專家的文件或投影片,可以強化訊息的可信度
6. 數據投影片:
說明研究內容、報告績效時
都可以提出數據,是最直接的作法
7. 圖表投影片:
圖表可以將看不見的抽象概念
轉變成看的見的具體圖像
提高觀眾對投影片的注意力
8. 退場投影片:
在觀眾離開前,要給予他們最有幫助的訊息
像是行動號召的標語、品牌形象強烈的投影片
並配上音樂,可以強化你想要的氣氛
要點 6:演講
一場連自己聽了都感動的演講,一定成功
所有的演說都是要經過反覆的排練
但並不代表必須記誦演講內容
如此可能過於呆版,很難與觀眾產生連結
所以你必須對你的演講內容滾瓜爛熟
就算環境、觀眾、技術有突發狀況時
你還是能夠應付自如!
更要注意自己的情緒 ...
帶點恐懼感雖然是件好事
因為有時候反而像是被注射了腎上腺素
會表現得更好
但千萬別讓控據控制你!
坦率的做自己最能贏得人心
就算想給人聰明、口若懸河的印象
但更重要的是公開誠懇
如此一來別人才會更信賴你和你的想法
找到自己的風格 ...
因為不是每個人都適合熱情滿分、活力四射的演講
《安靜,就是力量》的作者坎恩就有截然不同的風格
她以冷靜、有說服力的方式
鼓勵大家找到自己的心聲
每個人都會有自己獨特的地方
找到並且發揮它們
就會讓觀眾不由自主地愛上你!
用一個簡報,擄獲人心
上面這 6 個要點
總結了從前置作業到最後完美呈現的方法
一份好的簡報輸出真的不容易
有太多小地方都需要一而再的修改
但是想到可以用短短的一份簡報時間
得到意想不到的成果
那成就感應該是無法比擬的吧!
如果你想知道更多 怎麼做出好簡報的方法
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本文為 CMoney官方 編輯群整理撰寫之 讀書心得,
部分擷取自書籍內容,詳見 原書籍。
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