(圖/shutterstock)
小編今年就讀研究所二年級,
深刻的體會到想要提升工作效率
最重要的一件事就是要學會如何
又快又有效率的整理資料,
很快地小編馬上就要面臨寫論文的壓力
就如同剛上班對於新工作還沒找到方法的大家
動作快速、品質超高!就是「工作能力強的人」
小編最近深深的體悟了這句話!
即使小編很努力工作,
但是工作效率方面仍有極大的改善空間,
不想再被"加班"與"責任制"綁死死的
為了有效率且有條理地把事情處理好
於是我模仿高級顧問公司「麥肯錫」
而歸納出這 3 個方法來訓練自己,
結果大大的提升我的工作效率、
頭腦也比以更清晰分明了!
大家都想知道知名的麥坎錫顧問公司
如何創造最有效率的資料製作術
那就不要錯過小邊幫大家整理出的這 3 個方法...
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方法一:沒計畫,不可以盲目下筆
( 3 要素有效地強化邏輯思辯能力 )
為什麼說沒計畫,不可以盲目下筆呢?
小編這裡舉一個實例讓大家更了解其中的含意
小編去年曾經協助老師做政府計畫案
起初小編一點經驗都沒有,
不知道如何分析與設計經濟情境,
在不參考別人的意見與沒有經驗的情況下
自己貿然的設計出一套經濟架構,
但到最後處處是問題必須重新修正,
這可浪費了小編不少時間。
大家是否經常因為沒有思索好一套做事的方法,
而就貿然行事 ,
最終多繞了遠路才把事情完成。
想學會清晰的邏輯架構能力
以下 3 個要素可供參考
( 主張 →證據 → 證明 )
首先為了有效的在腦中架構清晰的資料庫
我們邏輯思索的步驟以主張 →證據 → 證明
我們先投入「主張」
例如:「寶成是世界上最大的鞋業代工廠」
接下來找出「證據」
鞋業工廠寶成擁有世界上最多的代工訂單
找出相關證據,
如世界上每十雙鞋子就有一雙是寶成做的
最後用以上的證據加以「證明」
全世界最大的鞋業代工廠由此推論。
一份好的計畫資料必須包含,
- 提出主張,就是我們說服對方或自己採取行動的訊息
- 其次,提出主張時必須以所根據,
包含事前蒐集資料並分析事實、數據等 - 最後,以邏輯說明這些證據足以支持我們的主張。
如果成功的掌握這三個要素相信我們
將能大大的提升工作效率。
方法二:強化效率 3 步驟,教你快速完成資料
( 筆記 → 草稿 → 編輯 )
接下來很重要的是撰寫資料的順序
應該要按照筆記 → 草稿 → 編輯的順序進行
為了有效率的完成工作
我們可以隨身攜帶便條紙,
即使是在咖啡廳喝咖啡的小空檔
只要有好的想法都可以隨手記( 筆記 )下來
如此一來省下時間又不花功夫
這是我一步一步完成「資料製作藍圖」的核心概念
再來,零碎的筆記難以閱讀
筆記只是一個簡單的想法記錄,
所以我們將筆記整理成一較完整的初稿(草稿)
將資料彙整之後分門別類
寫出一個初步的架構圖,
即我的初稿形式。
最後,如果我們想要得到最佳「資料製作藍圖」
那我們就必須將資料進行編輯,
利用電腦的正式編輯是留到最後才進行,
如成功的商業模式架構也是一步一步的形成。
方法三:溝通,就是因應對方的變化
(商場上,決策的品質與速度是關鍵)
最後也是最重要的部分「溝通」
「試了再說」與「修正路線」
是日本三得利公司創辦人鳥井信的主張
無論多成功的商模式最重要的就是「不斷的溝通」
將錯誤進行修正,
在處理工作亦是如此
我們必然先掌握客戶或是上司的需求,
站在對方的立場想,
在知道對方的目的之後,
他會希望我以什麼樣的形式呈現,
而其中很重要的就是不斷的進行溝通
這樣才能有效率地確定「投入」約等於「產出」。
快速結論
剛出社會的我們往往沒有自以處理事情的一套
想要快速進入狀況內
無疑的我們必須多嘗試或複製別人的經驗
多看看有益的書也是很有幫助的唷!
小編的方法只是眾多方法的其中一種,
希望大家都能多多練習
找到最適合自己的方式,
因為「動作快速、品質超高」就是「工作能力強的人」。
推薦這本書:《外商顧問超強資料製作術:BCG╳麥肯錫的12種圖形架構,學會就能說服任何人!》
本文由 時報出版授權轉載,
原文出處:外商顧問超強資料製作術:BCG╳麥肯錫的12種圖形架構,學會就能說服任何人!
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