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同事準時下班的秘密都在這 ... 5 招讓你 2 小時完成 80% 的工作,太神奇了!

10月 2015年16
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(圖/shutterstock)

 

善用時間管理

2 個小時就可以完成 80% 的工作

這樣的工作場景你是不是很熟悉

帶著便利商店買的咖啡

急急忙忙進了公司趕上最後一分鐘打卡

接著忙著檢查如雪片般寄來的郵件

我們一個個劃掉代辦事項

殊不知永遠有新的工作又要被填上

工作了將近 8 小時候

你發現即使接近下班時間

你的代辦事項還是剩下一大堆 ... 甚至必須加班

 

義大利學者帕雷托提出了 80/20 理論

指出如果利用最高效率的時間

只需 20% 的投入就可以創造 80% 的效率

而美國心理學助教喬許說

上班的 10 個小時當中

其實只要 2 個小時能發揮到極致

就能有最好的工作結果

 

對你而言 2 個小時代表甚麼?

可能是一場電影、一頓午餐 ...

但成功的人會用聰明的方法創造出最好的 2 小時

學會下面這 5 招 ...

你就無須瞎忙被工作追著跑

 

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5 個策略讓你不用再加班

 

策略一》利用 5 分鐘決定先後順序

首先,你可以先用多餘的 5 分鐘空檔

來思考看看接下來該處理哪件事情

這往往是決定關鍵 2 小時很重要的因素

大多數的人會因為時間的流逝而感到焦慮

當手上有太多雜事時可能因為趕著想做完

反而會做出錯誤的決定

選擇先完成不重要的事項

 

最好的方法就是利用零碎的時間做決定

就先站起來 喝個咖啡

在決定接下來的時間要將哪件事情做好

 

策略二》減輕疲勞,不企圖完成所有事情

許多人都是在大腦已經筋疲力竭時

才開始作需要高專注力的工作

但成功人士會避免這個情況發生

他們不會被代辦事項上的文字牽制

而是在心力疲勞前先集中精神做最重要的事

 

戴維斯建議先別去理會那些會消耗你能量的事情

就算只是閱讀信件都可能引發焦慮興奮等情緒

讓大腦疲倦反而消耗了做重要工作的資源

所以不要企圖完成每一件事

 

策略三》偶爾分心激盪創意

現在的工作環境較以往複雜

我們很容易被科技帶來的便利誘惑

例如突然收到郵件通知、接電話、瀏覽臉書

而如果想要有效率完成工作

必須移除這些惱人的分心事物

科技可以被掌握

你可以移除通訊軟體聲音

在吵雜的辦公室裡戴上耳機

 

但偶爾分心其實也不是件壞事

人類大腦天生就擅長分心

有時候讓思緒漫遊

比停止去思考讓你分心的事物還快

科學也證明偶爾的白日夢

有助於激發創意

 

 

 

 

策略四》聰明飲食及運動有助提升專注力

除了大腦以及情緒之外

身體的疲倦與否也會影響工作的效率

一般人在吃飯時只會考慮好不吃、熱量高嗎

而這會決定你身體往後幾個小時的狀況

 

戴維斯說當身體狀況好的時候

心智會變得更加敏銳

但當生病或是吃飽想睡的時候

腦中的思考便容易停頓

因此成功的人會懂得用運動及飲食

讓身體處於一個敏銳的狀態

例如在會議前多喝水吃蔬菜

或是快走 20 分鐘

都會比較能提升思考及專注力

而切記不要吃麵包糕點

 

 

 

 

策略五》減少周遭噪音

環境因素對工作效率的影響甚大

戴維斯說,我們所處的工作環境

會影響大腦的運作模式

例如噪音會讓人的工作效率變差

 

也許我們無法選擇工作的空間

但我們可以布置自己的小天地

例如將雜亂的辦公桌好好整理

或放上一些令人心情愉悅的小盆栽

 

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結論

從科學的研究以及成功者的經驗中

我們可以知道只要創造出一天最棒的 2 小時

在高效率的工作時段裡將重要的事情做完

就能夠有多點時間去品味生活

 

學會時間管理 加班時間遠離你

 

想知道更多成功人士如何管理時間嗎?

推薦這本《今周刊 2015/10/1 第980期》給你

 

 

本文為 CMoney官方 編輯群整理撰寫之 讀書心得,

部分擷取自書籍內容,詳見 原書籍

本文 轉載自 CMoney 網站,原文 於此

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