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工作永遠做不完,因為你有 7 成的時間都在瞎忙!4 個超簡單的時間管理術 讓你事情再多也不加班

10月 2017年23
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(圖/shutterstock)

 

 

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「啊啊啊!期中考要到啦,

書都還沒念,還有一堆報告要交!

什麼,明天社團居然還要開會?」

 

「天阿!每天都加班,工作都做不完了,

老爸的生日又快到了,怎麼那麼多事啊!」

是否常常覺得時間不夠呢?

來試試 GTD ( Get Things Done ) 時間管理法,

讓你做事可以更加的有條有理!

 

繼續看下去...

 

 

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4 個步驟搞定生活大小事

GTD 是由 David Allen 所提出的,

他有出中文書「搞定」,大家有興趣可以看看,

裡頭有五大步驟讓大家可以搞定生活大小事,

不過每個人使用的時間管理方式略有不同,

這邊分享給大家 Pocket Money

小編是將 GTD 轉換成 4 個步驟,分別是:

 

1.把所有需要做的情收集起來

常常突然想到有事情要做

是造成做事慌亂的主要原因之一,

你的大腦並沒有你想像中的那麼可靠,

所以應該把所有應該處理的事情都先記錄下來,

無論大的小的雜事,甚至是一些靈感,

都先收集起來,放在我們的收集籃中,

然後進行第二個步驟。

 

2.把剛剛的細碎雜事做整理

將其轉換成任務

舉例來說,在步驟一時想到

「啊!要幫小花慶祝生日」便記了下來,

在第二步驟時應該把這個想法轉換成做法「訂餐廳」、

「購買生日禮物」、「約朋友一同慶祝」,

如此一來,事情變成了一項一項可執行的內容,

接著進行第三步。

 

3.安排做事情的優先順序

這邊的分法有許多種,

有些人會使用緊急與重要四宮格(如下圖)

把事情有個輕重緩急,或是不分這麼多,

哪件事情離截止日近,就先做那件事。

 

小編的做法是把所有不重要的任務都先刪除,

接著把可以快速完成的小事完成,

不能快速完成的事情,

離截止日近的先做,遠的就後做。

這個步驟非常依照個人主觀判斷,

可依照個人心中的那把尺做判斷。

 

4.是「回顧」

定期的回顧的任務執行,

能夠有效的提升未來的執行效率與判斷,

但該如何回顧呢?

回顧要做的兩樣事情:

1. 完成時間是否預估準確  2. 任務是否重要

 

1.完成時間是否預估準確

每個任務都需要時間去執行,

常常我們會對於完成任務的時間過於樂觀,

導致整個時間管理失序,

就像小編一開始以為寫一篇文章只要一個小時,

寫完後發現居然寫了五個小時,

那我下次再預估文章寫作時,

就該把預估時間做調整。

 

2.任務是否重要

重要的事情是一定要做,

但我們有時候卻沒去執行真正重要的任務,

或是執行完任務後發現這個任務一點都不重要。

因此,固定時間來衡量事情的重要度是很重要的,

那該用什麼度量衡呢?

最俗氣(但也最客觀)的方式就是用金錢了,

我做這件事未來可以為我帶來多少收入?

 

舉例來說,若出國留學可以讓我在國外工作,

那我之後月薪可以到 10 萬美金,

那這件事對我的收入影響很高,

便會在心中為它加上重要權重。

 

 

「任務重要程度 / 估計時間」

看出每件事情是否值得你花上寶貴的時間

回顧這兩項後,便可以用一個簡單的公式

「任務重要程度 / 估計時間」

看出每件事情是否值得你花上寶貴的時間,

這也是我們為何要把任務重要程度數字化的原因之一,

因為這會讓許多任務更容易的比較其中的優劣,

讓未來做時間決策更加準確!

 

當然世界上有很多事情無法用金錢度量,

如個人實現、自我感覺等等,

甚至長期計畫也很難看出其中的效益,

但我們要做的是「比較」而非精準,

當我們把事情都列在紙上時,

金錢只是顯現心中的那把尺的刻度,

讓自己在做決定時能夠更加明白。

 

善用時間規劃

讓決策更加準確

 

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