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小秘書變副總瞿玉娟: 我把7位老闆變貴人

3月 2016年31
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(圖/shutterstock)

 

 

一般來說,一位秘書負責1至2位主管

元富證券債券部業務副總經理瞿玉娟

畢業後進入企管公司當秘書

卻一口氣負責7位主管

還巧扮人資、總務、行政等職務

她是如何辦到的?

 

又是如何從一個小小的秘書

當上副總經理的呢?

讓我們一起往下看吧 ...

 

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公司小、人單勢薄

她 1 位祕書得負責 7 個主管
但事情多也學習的多

從商學院企研所畢業

瞿玉娟的同學大多朝貿易或證券公司發展

(當時薪水約一萬五千元至一萬七千元)

但是,她卻單純想從祕書工作

(當時薪水約一萬三千元)開始學習

她的第一份工作

就是元富證券的前身:聯碩企管顧問

當時公司資本額只有二百多萬元

不過,卻是由七位來自花旗銀行的同事

兼好友所創立的團隊

對瞿玉娟來說很具吸引力

「我的秘書工作真的很特殊,

別人是一位秘書對一位老闆負責,

我是一個人處理七個老闆的行程安排,

還要包辦文書、總務、人事及兼任總機的工作。」

瞿玉娟笑笑說,當時公司規模雖然小

只有七位主管、一位秘書外加一位工讀生

人單勢薄,但是因為老闆們都是

知名外商公司的高階主管

導入外商的管理模式,讓瞿玉娟從旁學習頗多

辛苦也覺得值得

 

 


「早上九點上班,晚上九點多才下班,

我還曾經跟老闆們一起通霄趕報告,

說起來也有一份革命情感,

工作挺開心的。」瞿玉娟回憶

為了讓瞿玉娟快速上手

公司還特別情商花旗銀行的大秘書徐少卿

對她展開一對一訓練,「從服裝儀容、文書處理、

文件歸檔到人事應對,各種秘書技能全都學!」

為了更精進專業,瞿玉娟私底下

也去坊間進修秘書訓練的課程

 

 


7 個老闆 等於 7 個貴人
明教暗授學更多

「有七位老闆,等於擁有七位貴人和老師!」

瞿玉娟肯定的說。她舉例,現任萬泰銀行總經理張立荃

當時教她要懂得站在主管的角度看事情

以後有升遷機會時,自己才會是最佳人選

曾是永豐金副總的趙靖之教她,凡事不要一頭熱栽進去

要懂得先了解大範圍,再慢慢填入細節

並做好時間管理,事情可分:

「重要且急」、「重要但不急」、

「不重要卻很急」、「不重要也不急」四種程度

依程度決定事情的先後順序,做事才能事半功倍

 

完美秘書的 3 個好習慣

1. 事情依重要性,做好時間分配

2 .文件習慣檢查 2 遍

3 .把名片當人脈紀錄,記下對方特徵

瞿玉娟習慣一進公司,就在桌面放一張A4紙

上頭寫上當天代辦事項,用數字依序表示重要性

做完就槓掉,「現在有iPad、智慧型手機,更便利。」

瞿玉娟謙虛地笑稱自己並非完美的秘書

有時老闆們字跡比較潦草,她也會判斷錯誤

也因此讓她養成文件出手一定會檢查兩遍以上的習慣

好習慣不僅於此,瞿玉娟每次收到新名片

都會在名片上寫下對方特徵、

第一次見面的時間及談話內容

讓每一張名片都變成珍貴的人脈紀錄

成為有效可運用的資源

 

 


認清自身優勢
不遺餘力表現

「擔任秘書期間,對我職涯最大的幫助

是讓我認清自己的長處,也許處理文書不是專家

但是『聽聲辨人』我很有心得!

光聽聲音,我就知道『是誰』、『要找誰』、

『談什麼事』,常能讓來電訪客印象深刻。」

瞿玉娟說道,加上親和力佳,喜歡與人聊天

她也越來越肯定自己適合從事業務類型的工作

這也是當秘書的好處,從中找尋自己的優勢

後來,綜合券商開放成立,聯碩企管變成元富證券

老闆們認為瞿玉娟對公司籌備、設立過程相當熟悉

而且服務態度佳、應對進退能力強

適合當「門面」,便委任她

負責客戶接觸元富證券的第一關:開戶組的組長

股市自萬點下滑後,證券公司精簡人事

瞿玉娟身兼開戶與交割組長,後又升為作業科襄理

同事如果有人請假,她就變成「救火隊」

去支援其他同事的工作

甚至,連總機的工作她也支援過

 


提升自我眼界
為得就是比別人更多耕耘

不過,令人好奇的是

她又是如何從作業科襄理轉往債券部副理呢?

「我做小秘書時,曾有一位外商公司跳槽來的新主管報到,

我當時心裡還有點質疑對方,我們公司這麼小,

他怎麼會想來?」直到有一天瞿玉娟忍不住提問

沒想到對方回答:「我想來這裡很簡單,

只因為我認同這些人的創業理念,想要跟優秀的人一起工作。」

瞿玉娟聽完很震撼,因為她赫然發現自己的想法過於表面

從此,她決定訓練自己提升眼界

這也是為何她會選在債券市場成立之初自請調往債券部

為得就是比別人更多耕耘,如今

元富證券已經是亞洲金融雜誌《Finance Asia》

二○一○年評選的台灣最佳債券商

她更是連續兩年帶領債券部門獲利

創部門成立以來的歷史新高紀錄者
 

 

 

眼光放長遠
秘書可以是跳板

對於外界把秘書工作看小

瞿玉娟不以為然,她解釋:「自從我大二在   

轉投資公司︱前瞻科技當過暑期工讀生

看過一名台大畢業的總機小姐被調往業務部門上班後

我就相信就算是一份外人眼中初階的『行政工作』

其實,反而是進入一間好企業的墊腳石。」

瞿玉娟繼續解釋:

「就像很多人覺得秘書的專業門檻不高

但我覺得這樣的開始其實很好,

尤其適合尚未清楚志向的新鮮人

這樣的工作,反而擁有

比其他人更多資源去思考下一步。」

 

 

本文由 女人變有 授權轉載,原文於此。

非經授權請勿轉載!

 

 

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