放無薪假勞健保關鍵6問 35歲前有錢好簡單,積極理財7個存錢法

就是比別人早下班的整理術

3月 2016年23
收藏

(圖/shutterstock)

 

 

一聽到「整理」二字,

許多人已經開始有所防備,

但整理並不是一定要做到「井然有序」,

而是要能夠不浪費時間在找東西上,

藉此提升工作效率。

一起來看看...

 

(贊助商連結)

 

 

 

方法不難,掌握三個步驟,就能輕鬆做到。

就算不特別整理也沒關係,

反正我記得什麼東西放在哪裡就沒問題了。」

大多數人似乎都是這麼認為的,

但假設「把物品整理清楚」這件事能為妳帶來收穫的話,妳會怎麼想呢?


藉由「整理」,我們可以獲得的東西,

首先就是「時間」。

若是桌面呈現雜亂不堪的狀態,

即使記得什麼東西擺放在哪裡,

也沒辦法迅速地把需要的物品拿到手。

這些浪費掉的一時片刻,累積起來就會成為龐大的損失。


而透過整理,我們便能大幅減少這些時間消耗。

此外,當妳的工作進展變得順利時,

也可以獲得另一個無可替代的寶物,那就是他人對妳的「信賴」。

 

 

想當整理高手,

要學會歸位、分類、以及定時清理

「把雜亂不堪的桌面和堆積的文件整理一下比較好」,

心裡即使很清楚這一點,

許多人卻不知道要如何整理。

那麼請先想想,為什麼物品會沒地方放,

文件會堆積如山呢?

首先,我們能想到的原因就是:

東西用完後就這樣擱著不收。

這是因為沒有決定好物品要固定收在哪裡,

也就是沒有做好分類的緣故。


此外,還有一個最大的原因,

那就是保留著已經不需要、可以丟掉的東西。

在這幾個原因交疊之下,

就會造成雜亂不堪的局面。

先以歸位、分類、丟棄為基本原則,

踏出整理的第一步吧。

 

 

 

歸位物品,一定要掌握 3 個原則

1. 固定位置,下次要拿就知道放哪

如果不固定收納的地方,

將物品拿出來後,很容易就會擱置不管或是不知道丟到哪裡去。

就算只是大致分類一下也可以,

先決定好固定的位置,

例如A公司的相關資料就收在這個櫃子、

公司內部的資料就收在那個箱子等等。

 

2. 加上標籤跟索引,讓東西一目了然

即使把東西乾淨地整理在資料夾或箱子裡,

如果不清楚裡面裝的是什麼,

結果還是得一個一個打開來找。

請加上標題或索引,

花點心思讓資料變得一目了然吧。


3. 依照使用頻率來放東西

經常用到的資料若是擺在櫃子最深處的箱子裡,

每次拿取都必須先移開外面的東西,

不僅很麻煩,甚至還有可能因為暗藏在深處而遺忘它的存在。

請依照使用頻率的高低來決定東西擺放的位置吧。

 

 

分類物品,技巧在於「確立規則」

類別不用多,但是一定要清楚!

將物品「分類」時,要先設定好類別,

而在這個步驟上很重要的是,

「不要有不符合任何類別的東西」。

不符合任何類別(也就是無法歸類)的東西一旦出現了,

就會越積越多。

此時,大家經常會犯的錯誤就是,

每當有不屬於任何類別的物品出現時,

就重新再設置一個類別。


要是一這麼做,類別的數量就會越來越多,

反而會變得無從收拾,必須多加留意。

此外,由於在工作上會有需要和他人共享資訊的時候,

不要設定只有自己才看得懂的分類。

用最淺顯易懂的方式呈現是很重要的。

舉例來說,如果使用「字母順」或「日期順」,

不論是誰都可以清楚地做出一樣的分類,

這種就是最好的分類規則。

 

 

丟棄東西,也要制定準則

該丟的東西就要丟 沒有例外!

雖然知道東西多到沒地方放,

但是一想到「如果哪天要用到的話怎麼辦」,

就無法丟掉它……這種狀況是很常見的。

可是這樣下去,整理是不會有進展的,

如果不進行「丟棄」,物品就會繼續堆積,

對工作也會造成妨礙。


執行「丟棄」這個動作時,

很重要的一點就是要「機械化」。

正如同「分類」的規則──

不要讓例外的物品產生出來,

就可以自動地進行丟棄,

隨時保持清爽暢快的環境。

 

 

 

這 4 種東西,你一定要按時清掉!

1. 使用完畢的文件

只要是非重要文件或是一年以上沒有用到的東西,

就可以視為「永遠不會再用到」。


2. 重複的文件

同樣的文件如果有兩份,

只需保留一份。

此外,若是已經保留了電子檔,

紙本基本上是可以丟掉的。


3. 超過留存期限的文件

依照文件性質的不同,需要留存的時間也不一樣,

只要過了這個期限,就盡量把它們丟光吧。


4. 郵件、DM

已經處理完畢,

就盡快把它們清理掉吧。

 

 

本文由女人變有錢授權轉載,原文 於此

未經授權,請勿轉載!

熱門文章排行

    最新文章分享

      熱門標籤

      熱門作者

      文章分類