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自律的人,才能夠遠距工作!?疫情持續延燒,遠距工作必備 3大技能,你學會了嗎?

3月 2020年24
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作者:Zoey

 

武漢肺炎爆發後,

中國許多城市被迫封城封街,

人民也必須在家休養或自我隔離;

現在,疫情延燒至美國,

許多人被迫休無薪假,經濟動盪,

簡直就在重演2008的金融海嘯。

如果今天你被迫不能外出,

你是否能夠在家工作 ?

鞏固自己的經濟來源呢?

 

在今天這篇文章裡,

我會和你聊聊在家工作的幾個關鍵心態,

以及 3個遠距工作的必備技能。

假設有天必須要「閉關」,

我們也會更知道該做好哪些準備。

 

 

繼續看下去...

 

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遠端工作的 3大技能

Hello,我是 Zoey,

我是一位在家工作近 4年的自媒體創業者。

多年以前,我想要遠距工作的原因,

單純只是想有更多生活的掌控權;

多年以後,我發現「遠端工作」

不只能讓你到處旅行,

而是像這種疫情蔓延的關鍵時刻,

也能讓你安心的閉關在家,

減少接觸、自我保護,

同時又能確保自己不會斷了金援。

 

我曉得許多產業有地點和設備上的限制,

但不可否認的是,

未來雲端化將會越來越成熟,

我們隨時隨地

都能和來自世界各地的人一同合作,

如果你也想要

打造一份不被地點限制的生活,

以下有 3個必備能力是你必須要學會的。

 

必備能力

#1 線上協作的能力

線上協作大家都不陌生,

你知道遠距工作仰賴線上作業,

但是你知不知道

要如何有效的整理你要的線上資訊?

如何在遠距離的情況下,

用清楚的脈絡述說你要表達的重點?

在線上打打字、傳傳檔案很簡單,

但是要做到「有效溝通」就沒那麼容易了。

怎麼用文字或圖像清楚地讓你的上司、

夥伴或客戶知道你的想法?

有什麼方式可以讓對方一次就聽懂,

而不是來來回回無止盡的備註呢?

 

遠距工作這幾年的經驗讓我發現,

想要做到有效溝通,

線上協作工具只是輔助,

最重要的關鍵點,其實就是「細心」。

你若細心,

你就會盡可能地做到詳細的註解,

確保對方真的聽得懂,

你也會來回閱讀對方的要求,

確保自己不會有所遺漏。

 

遠距協作最害怕遇到的情況,

就是「自以為對方都聽得懂」或是

「看完交辦事項卻只吸收 80%,

然後做出來變成 60%」。

線上其實有非常多好用的工具,

都能讓你整理思緒、建立 Check list,

讓任務交付得更完整,

例如我個人最愛用的,

就有 Coggl、Google spreadsheet,

以及 Mac內建的便利貼功能。

 

為何線上協作是在家工作的必備技能?

因為如果你不懂地有效傳遞需求和想法,

雙方合作到最後都會氣噗噗,

呈現放棄溝通的狀態,

最後只好「見面聊」,

來真的搞清楚彼此要的到底是什麼。

如果你是一位 Freelancer,

請從現在開始養成有效溝通的好習慣,

這可以讓你省下

一張從台北特地到台中開會的高鐵票與時間;

如果你是一名員工,

請從現在開始養成有效溝通的好習慣,

這可以讓你有更好的籌碼去談移地工作;

如果你是主管或老闆,

有效溝通能減少大家工作的時數,

同時加速公司賺錢的速度,

誰不愛呢?

 

 

必備能力

#2 建立系統的能力

建立系統是什麼意思呢?

其實就是有一定的規範、秩序,

或是追蹤的制度。

你可能以為在家工作就等於爽爽睡飽飽,

工作進度都沒人盯,好棒好自由~

其實這正是錯誤的開始(?)

沒有一個紀律或規範,

你就無法擁有高效的生產力,

這也是所有老闆最害怕的情況:

「我的員工在家就無法把工作做好啊~!」

 

為了讓老闆見識到

你在家依然可以生產力嚇嚇叫,

你要做的,就是訂定規則給自己,

簡單來說,就是「自律」。

遠距工作的自由,

都是建立在自律之上,

許多支持在家辦公的外商公司,

其實也有線上打卡制度

(簡單的話就是上線,跟大家說個早安),

在工作期間,

你也不能忽然消失,

如果有事需要消失,

也必須先告知一下:

「我這兩小時需要全神貫注的來做一項專案,

有急事麻煩先找其他人cover一下。」

 

為什麼要有系統?

因為好的系統,

省下你發呆不知道要做什麼的時間、

當你搞不清楚狀況時,

你很容易誤以為自己還有很多時間,

卻不小心讓工作 delayed。

如果有規則、有計劃,

你就能忙得有頭緒,

並且讓進度 on track,

讓夥伴們知道該怎麼彼此配合協調。

 

如果你是一位自行在家接案的 Freelancer,

要解決薪水不穩定這個問題,

最簡單的做法,

其實也就是建立屬於你的系統。

系統的範疇包羅萬象,

例如日常的系統和工作作業系統,

都可以由你自己來設計

(當然也要依照你的經驗隨時做調整)。

日常的系統包含你該幾點起床、

幾點到幾點回客戶 Email、

幾點尋找新的案源、

幾點處理款項和 Follow up等等,

工作作業系統

可以像是回訊息的公版、

合約公版、款項收發流程等等。

 

這些「事先設計好」的系統,

能夠讓你少做很多瑣碎事項,

也能讓你在家工作越來越順暢,

它絕對是遠端工作必備的技能之一!

 

必備能力

#3 尋找客戶的能力

最後一個也是我個人認為最重要的能力,

就是「尋找客戶」。

如果今天面臨到需要自生自滅的情況,

或者是公司因為財務困難,

只能讓你放無薪假,

你是否知道要如何自力更生?

你在公司的哪些技能,

是可以抽出來取用的呢?

要怎麼用?客戶哪裡找?

他們在哪裡?你們的第一次接觸該怎麼發生?

假設你是一名公司的員工,

你今天看完這篇文章的功課,

就是去思考和拆解你的工作技能。

 

你是一名行銷企劃嗎?

你平常在做的事情,

是否要和不同公司的窗口溝通?

你是補習班老師嗎?

你是不是要準備教材、準備課綱?

其實這些都是非常好用的技能,

也是你可以提供的服務。

當你知道自己有哪些可用技能,

你就能知道這些技能可以怎麼被運用,

你也可以開始去判斷:

「誰會需要這些服務?、

這些人會出現在哪裡?

出現在哪些社團、哪些平台?

我可以怎麼將自己會的事項,

陳列在網站上讓其他人參考呢?」

 

尋找客戶的能力

其實說穿了就是「業務能力」,

身為一名業務,

你必須要熟知你的客戶樣貌,

他們的日常、他們的困擾、

他們想解決的事情、

他們理想中的生活。

而到底要怎麼知道你的客戶樣貌?

答案就是「換位思考」。

 

你現在可能是一間公司的小員工,

但是你可以去試想一下,

假設你今天是你的公司的客戶,

你為什麼會想要和這間公司合作?

你想得到什麼?想解決什麼?

這件事你為什麼辦不到,

需要他人的協助呢?

透過這種假設,

你便可以鍛鍊自己的洞悉能力,

學會洞悉,你也可以開始去推敲出

客戶想聽到的語言、他們出沒的地帶、

和內心真正的OS,

你若能將這些讀心術融會貫通,

其實你就有經營事業的能力,

遠距工作也會離你越來越近。

 

 

奠定獨立作業的基礎,

為未來做準備

雖然這麼說很觸霉頭,

但我相信這次的疫情只是一種前兆,

未來肯定會有其他的病毒、

天災或是人為因素,

讓你不得不在室內或者是在家、在路上辦公。

遠距工作雖然是一個美好的抬頭,

但必要時刻,它也可以成為救命仙丹,

重點還是:你準備好了嗎?

 

如果你是一間公司的老闆,

你要想一想,

你們公司的資料是否都有雲端化備份?

平時是否有在訓練員工遠距協作的技能?

你們有沒有員工手冊或系統,

讓員工在家也可以有工作指南呢?

如果你是一位員工,

你也要想一想,

我的技能只屬於這間公司嗎?

我是否有能夠帶著走的技能?

我有自己賺錢的能力嗎?

我平時有在理財嗎?

我在家可以做哪些事呢?

這其實都是我們每個人可以思考的問題,

一起未雨綢繆,

從獨立作業和自律開始吧:)

 

願你平安健康。

Zoey

 

本文經 Zoey 授權轉載,原文 於此

未經授權,請勿轉載( 責任編輯 / Stella )

(首圖來源:shutterstock)

 

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