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如何提高工作效率?這 17 個小秘訣讓你事半功倍

9月 2017年29
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(圖/shutterstock)

 

有時我們希望一天不只 24 小時。

可惜時間是無法控制的,

我們只能控制自己的生產率。

想要多完成工作,

合理利用時間至關重要。

早起、冥想、列出每日必做事項清單

——這些都是最大限度利用每分每秒的方法。

 

如果你希望提高每天工作效率,

這篇可以幫助你。

 

繼續看下去...

 

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以下 17 條小秘訣提高你的工作效率

1、提前一小時起床

即便你沒有早起的習慣,

也可以努力培養。

把起床鬧鐘調到比以往提前一小時

(別按下止鬧按鈕),

你就能多一小時安靜

且不受干擾的工作時間。

多項研究認為,

早起的人工作效率高,

事業上也更容易成功。

有早起習慣就擁有一大優勢,

工作時間會更多,

總體心態也更樂觀。

 

2、制定每日事項清單

制定一個清單,

列出每天待解決的實際任務,

內容簡單明了。

不必只列花費許多時間才能完成的工作。

就算只是摺衣服,

也可以加到清單裡。

逐步完成每天的小任務

不但能幫你提高每日效率,

也有助於實現更遠大的目標。

 

3、先難後易

最好先完成讓你望而生畏的任務。

解決高難度的問題之後,

一天之中剩餘的時間

就可以用來完成其他工作。

你不僅心情愉快,工作效率也會高得多。

 

4、清理辦公桌

老話說得好:眼不見、心不煩。

保持專注差不多也是這個道理。

每天開始工作前,

先花 15 分鐘清理辦公桌,

騰出一塊乾淨的辦公區域,

這會幫助你集中注意力,避免分心。

不需要的扔掉,需要的文件認真歸檔。

 

5、早鍛鍊

早晨可以花一小段時間慢跑,

或者練一些晨間瑜伽。

早鍛鍊會讓人心情更好,

工作效率提高。

哈佛大學精神病學教授約翰·拉泰博士解釋,

鍛鍊對「完成智力要求高的工作」非常關鍵。

 

6、工作系統化

將工作整理清楚,

你會對手上的項目形成清晰、一致的思路。

將工作系統化,

就能一目瞭然,抓住重點,

便於掌控,會幫助你突出重點。

 

7、一次專心做一件事

先專心把一個項目完成,

然後再做下一個。

人們往往認為同時做很多任務

可以完成更多工作,

其實在各個任務之間疲於奔命有害無益。

美國心理學會一項研究發現,

事實上,

同時做兩項任務反而會影響工作效率。

 

大多數人都會對自己邊講電話

邊寫 EMail 而感到內疚,

但真正影響工作效率的不是小任務,

而是大型任務。

研究報告稱:

「人類的頭腦和心智

生來就不適合從事繁重的多任務工作。」

 

8、開始說不

有時,看似簡單的話卻最難啟齒。

其實說出來無妨。

重要的是管理別人的預期。

如果你接手一項工作以後,

不能圓滿完成,

一開始就別做。

 

9、保證足夠睡眠

這本來是常識。

但真正睡眠充足的人卻很少,

美國國家睡眠基金會認為,

成年人夜間需要睡七到九個小時。

你能保證嗎?

也許從現在起就應該早點上床睡覺了。

睡得好可以激發工作效率,

有助於保持身體健康,

睡不好則會降低效率並影響健康。

 

 

10、認真整理信箱

看到收件箱裡有 200 封未讀郵件,

只會讓你感到焦慮。

但是,不錯過任何重要郵件也很重要。

打開一封郵件以後,

立即回覆、歸檔、寫草稿或刪除,

郵箱才會井井有條。

 

11、切斷社交媒體

休息一下,

暫時告別喧囂的外部世界,

避免用 Facebook、 Twitter

或者 Instagram 等社交媒體,

它們只會分散你的注意力。

如果必須用社交媒體工作,

請注意退出個人帳戶,以防分心。

 

12、要通讀,不要略讀

拿到文件要從頭讀到尾,

不是大略翻翻而已,

這點很重要。

雖然我們通常感覺不到,

但實際上略讀可能比通讀更費時間,

因為可能忽略一些內容,

不得不回頭去找。

 

13、安排不間斷的時間

只有不受打擾地工作,

你才能保持專注。

說來容易做來難。

有一種方法就是,

騰出大段不間斷的時間,

專門處理手頭上的項目。

不管是關手機還是退出信箱,

一定要創造全心全意做事的環境,

而且只處理一件事。

微軟公司發布的一份研究報告顯示,

注意力轉移後大腦要花 15 分鐘

才能重新集中精力。

所以,如果你做一件事總是被打斷,

就得花很長時間完成。

 

14、戴上耳機

戴上耳機後要不要聽音樂都隨便。

不過別人如果發現你戴著耳機專注,

估計不會打擾你。

 

15、開工以前先冥想

清晨醒來以後,

花兩分鐘清理思緒,開始冥想。

清早冥想的效果特別好,

因為能讓你充滿活力,

為即將面臨的挑戰做準備。

 

16、取消不必要的會議

在辦公室裡面對面溝通非常重要,

但有時參加一些沒完沒了的會議,

純粹是浪費時間。

無論安排何種會議,

請確保真有必要,

看看你打算在會上討論的內容

是不是可以通過電郵或打電話完成。

假若你計劃私人會談,

最好只安排 30 分鐘,

這樣才能迅速切入要害。

人們覺得時間緊迫時,

就可能很快談到重要事項。

 

 

17、做決定的時間

控制在一分鐘以內

假如想每天多完成一些工作,

就必須速戰速決,

從縮短做決定的時間開始。

做決定可能是每天最花時間的事,

要盡量縮短。

其實就算花 20 分鐘做決定,

跟花一分鐘想的很可能沒兩樣。

 

記起來從現在開始改變,

讓你每天工作事半功倍,

 

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(文章來源)

(版權歸作者所有,如有侵權請聯繫刪除)

 

 

 

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