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我花 2天都整理不完的內容,上司卻只彙整在「一張紙」!原來...效率高的人 都在做這件事

5月 2017年5
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(圖/shutterstock)

 

作者:高橋政史

 

有一回,我在顧問公司花了整整兩天的時間,

撰寫要呈給客戶的提案書。

時間已是深夜兩點,截止時間是隔天上午十點。

距離截止時間只剩八小時,

而我不禁想在這一刻宣告放棄。

 

我向上司泣訴:「我不行了,這已經是我的極限了。」

只見上司一邊說:「我不是早叫你不要傻傻盯著電腦嗎?」

一邊拿出一張空白紙,開始整理提案,

並解說道:「聽好了,這個才是主要課題吧?

這份簡報最重要的部分是什麼?

對客戶而言,最有價值的是這個吧?

既然如此,中心主旨就是這個。

 

繼續看下去...

 

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我花了 2天 還沒整理好的內容

上司卻用 15分鐘 彙整在一張紙!

「這樣的話,不就能大致歸納出這樣的故事流程了嗎?

只要用這個當作概要,剩下的就只是充實相關的資料而已。」

 

先把內容大致分成A、B、C,

接著逐一過濾出重要的素材。

這個和這個是絕不可少的,

其他素材幾乎毫無用處,沒用的東西全部捨棄。

 

結果我花了兩天還沒整理好的提案內容,

上司卻在短短十五分鐘內就清清楚楚彙整在一張紙上。

之後我根據上司的「一張紙」製作簡報資料,

竟然花不到一小時就完成了。

 

 

先試著建立電影預告般的「假說」

我的上司究竟做了哪些事呢?

他針對問題建立假說

根據假說過濾出重要的素材

再決定要捨棄哪些素材。只要依循這個步驟,

就能瞬間跳脫眼前一片茫然的狀態。

這種方法又稱「假說思考」。

先建立假設的結論,再朝著那個方向進行作業。

如果我所進行的工作是在製作電影的「正片」,

那麼上司所做的就是製作「預告」。

 

舉例而言,如果你現在要製作簡報資料,

但你還沒整理好重點就坐在電腦前,

想必你也會像當時的我一樣,陷入看不見出口的泥沼之中。

 

 

不過,如果有「預告」的話

就能看見故事的梗概

因此接下來只要充實所需的內容,即可輕而易舉的完成資料。

重要的是先製作「預告」,也就是建立假說。

唯有事先建立假說,

才能夠將課題分門別類、決定重要性,

並捨棄不必要的素材。

 

「建立假說」就是建立「預期」。

只要能夠看見出口,

就能朝著那個方向整理問題或課題。

 

 

本文出自《圖解 紙一枚思考整理術

作者: 高橋政史  出版社:今周刊

 

(責任編輯:CMoney編輯 / Luke)

 

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