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是不是美女?竟然看腳就知道!最多美女都是這種腳... 開始工作後 才明白!10 個會讓你 20年後「後悔到捶心肝」的事...不論你辭不辭 一定要看!

怎麼辦?!明天要跟外商開會... 掌握「7大」訣竅 就算是菜英文 也能拚過去!

10月 2015年20
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(圖/shutterstock)

 

曾任孫正義的秘書長,

三木雄信跟一般非外商的上班族一樣,

生活跟英文完全無緣。

 

英文能力如此平凡的他,

因為進到孫正義的社長室工作,

開始需要大量的英文聽說能力,

在工作忙碌之下,

他還是能靠短短一年的學習,

培養出不需透過口譯人員

跟外國人溝通的英語能力。

 

怎麼辦到的?

 

趕緊接著看下去...

 

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這是三木雄信最簡單的方法。

英文還不到頂尖程度,

久久才會跟外國人開一次會時,

三木雄信有一套

 

「拚一個晚上」也能熬過來!

撐過明天英文工作的七個技術 

 

工作忙又沒海外經驗,只花 1 年就練好英文

 

工作術1 在英文交涉、簡報時,請務必準備「小抄」

 

工作術2 會用到的專有名詞,先整理成一張 A4 紙

 

工作術3 劈頭就清楚說出你最想說的話

 

工作術4 充分活用白板。特別小心數字!

 

工作術5 不靠口譯人員。用自己的方式說英文,說得爛也沒關係

 

工作術6 以事前準備和開放式問題,輕鬆克服難度最高的「閒聊」

 

工作術7 關於自我介紹的兩個祕訣

 

在此先透露其中救急奧妙的三招!

 

 

工作術2  

會用到的專有名詞,先整理成一張 A4 紙

有一種事前做好就能派上用場的單子, 

那就是「專有名詞單」。

在商場上溝通時,

一定要知道該業界的專有名詞。

 

我說「不需要學單字」,

指的是一般的單字,

但專有名詞如果不特別準備,就沒辦法對付了。

 

因此,我和外國人開會的時候,

也會將預測可能會用到的專有名詞,

寫在一張A4的紙上。

 

即使是一般字典上沒有的專有名詞,

只要買本專業書籍,或是在網路上搜尋一下,

就能獲得非常多的必要資訊。

 

舉例來說,只要使用線上字典導覽網,

或是大英百科全書線上繁體中文版

就能查到相當專業的用語,

十分方便。

 

輸入想查的字彙,再用滑鼠點一下,

就能從一次搜遍商業、

電腦、保健、學術等各種領域,

並以英文對照出來提供檢索。

 

 

 

我擔任軟體銀行的品質管理部長時,

買了一本彙集英文品質管理

相關專有名詞的書,

我都會從這裡找出要用的單字。

 

「High temperature storage test/高溫保存測試/

測試攝氏溫度一百五十度下放置一千小時的耐熱性」

 

—就像這樣,依照「英文/中文/意義」,簡單整理在紙上。 

這可說是編輯一本自己專用的迷你字典。

 

雖然我都只在開會之前拚一個晚上製作單子,

可是不把這些單字記起來,

就沒辦法熬過隔天的會議,

所以不管願不願意,

腦袋都會背下來。 

 

在重複這樣的過程之間,

我的字彙量便自然而然地增加了。

不靠單子也能用的單字越來越多,

事前準備就不需要花費太多時間了。

 

模擬示範:(以A4方格筆記為例)

 

明天要跟Caine車廠開會,

平常沒研究車子,

從萬用英文辭典中把車子有關的專有名詞記錄下來,

三欄分別寫下 Car / Motor / Bike 的名詞,

會議當場提到某些術語,

例如 carburetor(化油器)至少有印象是在講什麼東西。

看聰明人的英文筆記這樣做...

 

工作術 3

劈頭就清楚說出 你最想說的話

交涉、會議、簡報……

無論在什麼場合,只要得說英文,

各位讀者就一定要注意一件事。

 

那就是「劈頭就說出你最想說的話」。

 

英文的口語能力還不夠強,

所以話拖越長,

就越容易陷入語無倫次的泥沼。

 

對英文能力還沒有自信的人,

就更必須思考「該如何用最簡短的話告訴對方」。

 

這樣的話,

就先決定「我今天只要能說出這件事就好了」,

然後一開口就先說那件事即可。

 

 

在第四章提到

「養成平時也從結論開始說的習慣」,

說英文時更要徹底實踐這一點。

 

關於引導出來結論的背景和根據,

只要因應需求,

之後再補充說明就行了。  

 

如果是跟我前面舉出的台灣工廠交涉,

就要一開始就先清楚說:

「我提議派遣品質管理團隊到貴公司的工廠去。」

只要這麼說,至少對方會了解我們的問題意識。

 

他們應該會察覺:

「看來我們工廠製造的產品有問題,

這個人想要解決問題。」 

 

相反的,

如果曖昧地從

「最近貴公司的工廠有沒有出現什麼問題?」開始說,

話題就會不斷被支開,

恐怕很難靠自己控制對話。

 

這麼一來,

無法光靠自己的英文能力應付的內容,

當然也會增加。

 

對於還沒學會「派得上用場的英文」的人來說,

這絕對是大家避之唯恐不及的情形吧。

 

正因如此,

從結論開始把話說死,掌握議論的主導權,

是非常重要的。

 

這樣不僅能讓接下來的對話都在限定範圍內,

議論也不會跑到意料外的方向。

 

以結果來說,

就能將我們需要說的英文壓低到最小限度。

 

學到相當英文程度之後,

大家要從前言開始說也沒關係,

但我想大半的人應該都沒有這樣的餘力。

 

正因為自己的英文還不溜,

我們更該徹底實踐「從結論開始簡潔地說」。  

 

 

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工作術 4

充分活用白板,特別小心數字!

 

使用商用英文會話進行交涉或會議時,

必須頻繁地跟對方確認自己的理解是否正確。

 

因為,

如果在聽錯或會錯意的情況下繼續談下去,

就有在之後發生極大問題或錯誤的危險性。

 

而在確認的時候,我建議大家活用白板。

 

即便口頭上反問:「你剛才說的是什麼意思?」

如果又聽錯對方的回答,

或是對方用更複雜的英文回你話,

你只會越來越不知道對方在說什麼。

 

因此,

請大家利用簡單的圖表或插畫表達

「你剛才說的話,我是這樣理解的」,

用「What you're saying is that~?」

(你說的是這個意思嗎?)來跟對方確認。

 

 

圖表或插畫跟英文能力沒有關係,

所以大家應該畫得出來。

 

假使是根據成立新公司,

而討論新公司和舊公司的關係,

大家可以畫出兩個四方形,

一個寫「old」,一個寫「new」,

這樣大家就知道是「舊公司和新公司」了。

 

接下來只要用箭頭等符號來表示兩者之間的關係,

詢問「是這個意思嗎?」即可。

 

白板的好處,就是可以輕易擦掉重寫。

當會議持續進行,

討論內容越來越深入,

白板上也會不斷反映這些內容。

 

孫社長也常常利用白板圖示討論的內容,

和當場的人們共享。

 

他知道口頭溝通很難完全理解彼此的意思,

所以在不容出錯的事情上,

都會請對方用眼睛確認。

 

順便告訴大家,

孫社長的作風就是不管是英文還是日文,

在開會、集體研討的時候,

一定會徹底活用白板。

 

任職於軟體銀行社長室的時代,

當孫社長要在成立新服務

或收購企業時做簡報的時候,

大多都是由我製作簡報資料或演講稿。

 

這些時候,

孫社長也都是先從面對白板,

畫圖對我說明「我想成立這樣的事業」開始的。

 

 

 

足以致命的「數字」容易搞錯,

一定要寫出來確認。

 

尤其是關於數字的內容,

我強烈推薦大家寫在白板上逐一確認。

 

就算英文能力有相當程度,

將數字換算成英文還是很困難,

數字越大,就越容易混亂。 

 

我們日常的數字單位會在每隔四位數時,

將單位變換成「萬」「億」「兆」;

英文則是在每隔三位數時,

將單位變換成「thousand(千)」

「million(百萬)」「billion(十億)」。

 

因此,

要把聽到的英文數字迅速轉換成日常習用的單位,

是非常複雜、令人頭痛的。 

 

正因為容易搞錯,

大家絕對要寫在白板上,跟對方確認。

 

此時別忘了一定要寫下單位。

當對方說要「出資一百萬」時,

單位是美金還是台幣?價值可是完全不同。

 

如果是我的話,

一定會在白板上寫「1 million US$」,

然後確認:「出資額是這個數字嗎?」

 

商場上出現的數字,

很多都是關乎金錢、成本的重點,

要是搞錯了,

就會造成致命的錯誤。

這是絕對不容許出錯的場合,

因此直到現在,

只要談到數字,

我都還是會徹底實踐把數字寫下來確認的作業。

 

另外,

不擅長數字的人可以在事前準備的

英文交涉單或場合句型單上,

先把重要的數字寫下來。

 

因業界不同,

有時候還會出現「特殊單位」,

所以必須先查出來。

 

在交涉或會議的最後,

最好把當天同意的事項條列出來,

和對方共享。

 

如果內容有錯,

對方就會幫忙訂正,

這樣就不會把錯誤帶到下一個階段了。

 

不讓英文溝通發生問題的訣竅就是「小心謹慎」。

 

本文出自孫正義秘書長──三木雄信(Miki Takenobu)

《工作忙又沒海外經驗,只花1年就練好英文》

 

 

本文由 圓神書活網 授權轉載,

原文出處:明天要跟外國人開會怎麼辦?七個菜英文拚過去的辦法!

未經授權,請勿轉載

 

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