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老闆Line不停?當老闆加你到 Line群組,你必須小心的事...

8月 2015年20
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(圖/shutterstock)

 

你的Line或其他網路社群,設定很多群組,

主要為了跟同一組人方便通訊。

這個群組可能是老闆要你加進去的,

無論成員是12個、或是140個,小心你貼出的內容...

不要成為無意義的訊息。

 

有人不斷地發送「早安」「晚安」,

有人分享轉寄不知來源的健康知識,

或是發表對總統候選人的激烈看法。

叮咚叮咚嗡嗡聲,讓你不得不告別這個群組或某人;

或是,當你實在無法退出群組時

(例如你是市府團隊 XD),

不知道該拿這些訊息如何是好。

 

因為它反而占據了你檢視真正重要訊息的時間和心力。

在訊息響起的一瞬間,我們就分心了,

看到無關緊要甚至還需要查證的訊息時,

不免想要摔機。

 

繼續看下去...

 

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請不要讓你成為這樣的人;

也不要因此怪別人已經疲乏,

而沒有注意到你其實重要的訊息。

你的訊息可以變成「有目的、自尊、意義的聯繫」。

在亞馬遜冠軍暢銷書《管理你的每一天》

(Manage your day-to-day),包括賽斯.高汀等

全世界頂尖20位創意工作者,都有自知之明:

「這是一場專心與分心的戰爭。」

這些成功人士未必有著過人的天賦,

但是懂得自我管理的訣竅。

 

忙著收取/回應一則短訊,影響你的並不只是3分鐘,

而會影響你15分鐘或一小時。

把問題歸咎到工具上很簡單,但真正的問題在我們。

梭羅說:光「忙」是不夠的(螞蟻也很忙),

要問的重點是,我們在忙什麼?

 

在必須隨時接收叮咚、看似一心多用之外,

你還能全心傾聽會議中的討論嗎?

還能專心工作、磨練思考嗎?

 

讓我們來看看這些成功人士如何戳破工作迷思...

 

 

 

 

 

一心多用,不是才能。

--心理學家 克里斯宣.傑瑞博士

人的心智只有做高度自動化的行為時(例如走路),

才能一心多用。

需要專心注意的事,根本無法一心多用,

只能轉換工作(task switching),

也就是在不同的要求間轉換注意力。

一次做兩件或更多事,感覺上似乎是非常有效率,

但其實我們只是先做A事,再做B事,

然後再回來做A事,

而且熟練度與準確度絕對比不上專心只做一件事。

 

一心二用不是我們唯一的煩惱,

更危險的或許是我們表面上專心工作、

但同時還開著電子信箱和社群媒體網站的習慣。

只要其中一個程式一聲呼叫,

就能讓我們對突然而來的訊息感到興奮不已,

在那一瞬間,我們就分心了。

 

可是,我們失去的不只是回覆訊息的時間;

我們還得費力地重新找到被打斷之前的工作「步調」。

微軟辦公室曾做過一個頗具戲劇性的實驗:

以兩週時間監看二十七名員工的工作模式。

員工回訊息時不只平均分心十分鐘,

還會利用這段休息時間把其他應用程式看過一遍,

也就是說,等回到主要工作時又過了十到十五分鐘。

有時分心的時間長達數小時。

 

我們或許會告訴自己,只是回一下郵件,或打通電話。

但事實上,轉換工作會讓我們踏入未知的世界,

把我們的注意力從重要的工作上拉開,

而且時間比我們預期的還久。

 

克里斯宣.傑瑞博士(Christian Jarrett)

心理學家,著有《心理學概要》

(The Rough Guide to Psychology)。

他為英國心理學會撰寫「研究摘要」

(Research Digest)部落格,

也是英國心理學會旗下雜誌《心理學家》

(The Psychologist)撰稿人。

 

 

讓你的訊息變得重要

--數位策略公司執行長 亞倫.迪格南

我要確定自己花在電子郵件上的時間能為某件事加分,

能幫我完成更多成果。

不然,讀寫這些電子郵件的目的何在?

 

每次收到信後,你必須決定如何衡量其中的訊息:

這是我需要知道的嗎?需不需要馬上回覆?

之後會需要重讀這封信嗎?需要採取任何行動嗎?

需要思考與反省嗎?還有其他進行中的電子郵件、

點子、工作、計畫和這封信有關聯嗎?

 

想要善用電子信箱,我建議採取以下的簡單三步驟...

 

 

 

 

 

一,認清你的複合目標

很多人都有一大串的事情想要完成,

其中大多數都是簡單的工作。

整理桌面、寫信給弗列德告訴他截止日期、寄發票。

 

有些人想要寫本書,有些人想去秘魯旅行,

也有人想見偶像。

未來的生意、慈善事業甚至人際關係,

都迷失在這不固定的目標上,

因為這些事情很難每天把它當成

各自獨立的工作來處理。

為了讓電子郵件成為達成目標的催化劑,

你必須把那些目標放在看得到的地方。

每隔四個月左右,我會找出兩到三個複合計畫,

把它們列出來貼在桌上,時時提醒自己。

 

二,把點連成線

任何一封電子郵件都可能是達成目標的墊腳石,

關鍵取決於寄件者和信件主旨。

透過認清你的複合目標、

把它們放在心裡最重要的地方,

就會在收件匣郵件的內容、人脈、機會中,

看見關係與潛力。

 

別只是漫不經心地快速掃過收件匣,

為每封訊息多留點時間,

仔細思考它和你的整體目標有沒有什麼關係?

可以和誰分享這個訊息?

可以回覆什麼讓事情有所進展?

這是不是請求協助或建議的機會呢?

這個人會不會是你的貴人?

思考過這些之後,你就能依據新目的,

將信件標上標籤、歸檔、轉寄、回應、封存,

如此便能保持工作進度,同時著眼長期目標。

 

 

三,該放手的時候放手

你的信箱可能是擁有無限可能的藏寶箱。

對創意人士來說,這點非常吸引人。

樂觀的人容易認為總有一天

可以分一點珍貴的時間和機會,

給信箱裡那五十、一百或甚至一千封郵件。結果呢?

那是永遠不可能發生的事。

 

想透過收件匣達到你的目標,最重要的規則是,

必須犧牲會分散注意力的機會,

以保住你最重要的目標。

收信時,如果有點子或機會吸引你,

想成為你注意力的焦點,

請仔細思考它們對達成你的複合目標有無幫助。

 

如果沒有,或不確定的話,請優雅地拒絕它,

下次有機會再挑戰。

如果那真的是可以扭轉局勢的機會,

而你樂觀的內在聲音也這麼告訴你,

它總有一天會再找上門。

 

亞倫.迪格南(Aaron Dignan)

「隱流」(Undercurrent)數位策略公司執行長,

為奇異、美國運通、福特汽車、古柏惠特

(Cooper-Hewitt)等跨國品牌與大型機構,

提供在科技日新月異的環境下規畫未來的諮詢服務。

著有《加入遊戲因子,解決各種問題》。

 

 

所有工具的力量,都取決於使用者的意圖。

--網站策辦人 蘿蕊.德絲坎

社群媒體讓我們比以往更能參與、擴展我們的世界,

但同時也帶來一些新挑戰。

和其他工具一樣,我們必須謹慎使用,

讓它為我們帶來益處而非害處。

 

.想好目的再登入

意圖清楚,行動才會有目的。

但我們登入社群網站時通常沒有意圖。

我們可能只是想拖時間、想分心一下,

或覺得生氣、不高興、挫折,想要逃避那些感覺。

研究顯示,收到新訊息時,

人腦的確會分泌一陣短暫的腦內啡,

也就是激烈運動後腦部分泌的化學物質。

聊自己的事也會刺激大腦中的獎賞中樞,

讓講述自己的日常活動更有吸引力。

 

我們總是在線上,總是準備好要發現、消耗、

分享訊息。我們想知道一切流行話題,

也想看到別人分享的一切。

而且,如果遠離線上世界一段時間,

回來後會更有趕上話題的壓力。

 

眼睛看著行動裝置時,

我們就無法全心關注面前的人與事。

諷刺的是,我們因害怕錯過訊息而使用社群媒體時,

卻錯過了現實生活中的許多細節。

 

 

.變得更有自覺

我們可以設定如何與何時使用上網裝置的規範,

來開始培養自覺,覺得有必要超出此規範時,

再帶著意圖登入。

也就是說,只在預先決定好的特定時間登入,

其他時間受到上網裝置吸引時,

 

先自問以下重要問題:...

.有必要分享這件事嗎?

這對我的生活或其他人來說有價值嗎?

.能不能先專心做現在的事,晚點再分享?

.分享的目的是獲得肯定嗎?

有沒有其他肯定自己的方式?

.我是否在逃避該做的事,

不去面對不想做那些事的原因?

.是因為無聊嗎?有沒有其他事能讓我覺得更有目的,

更有參與感?

.是因為孤單嗎?

我有沒有為了有意義的人際連結創造機會?

.我是否害怕錯過什麼?向恐懼妥協所獲得的滿足,

是否值得錯過眼前的一切?

.我是否因為想跟上話題的壓力太大?

能不能放棄昨天的對話,加入今天的話題就好?

.我可以單純地活在當下,

不找事情去填滿這段時間嗎?

.我是否只想不花腦筋地玩樂一下?

(最後一個問題非常有用──只要知道自己在做什麼,

而且是有意識地選擇去做。)

 

 

有目的、自尊、意義的聯繫

談到謹慎使用社群媒體,

有一部分是認知並對付這種強迫使用的本能。

另一方面則是選擇有意識地利用社群媒體,

滿足他人和自己本能上的需求。

 

那些最滿足的人注重的不是人脈的量,而是質。

對他們來說,最重要的是展露真實的自己,

而不是奮力塑造、維持偽裝的表面形象。

他們透過在網路上結夥、在現實生活的活動中見面、

來往時全心關注對方,

將他們與人的連結帶往更深刻的層次。

他們記得在每個工作任務的背後,都有個人的目的。

 

我們把重點放在滿足自己的核心需求、

也協助他人滿足需求時,會讓自己覺得更滿足,

也因此更有效率。由於每次的參與都有意義,

對雙方都有益處,我們就能增強自尊、歸屬感、

目標更明確、成長更多、人脈也更多,

形成自動永久存在的循環。

 

為了做到這點,必須挑戰那份──

讓你不由自主做出反應、無法有意識地進行的憂慮:

害怕錯過其他地方的人脈或資訊;

擔心自己的聲音沒有人聽到;

懷疑其他人表現得更好,自己落後了。

 

我們都在學習如何與何時設定界線,

或徹底休息來恢復、充電。

我們也不斷發現社群媒體為個人與專業成長

提供無數機會。

 

但所有工具的力量都取決在你的意圖!

 

本文由圓神書活網 授權轉載,
原文出處:當老闆加你到 Line群組,你必須小心的事!

未經授權,請勿轉載

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