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大忙人一天也是24小時,賈伯斯、郭台銘如何做時間管理?

7月 2015年9
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(圖/shutterstock)

(圖片來源)

常常覺得時間不夠用嗎?

辦公桌上的文件永遠處理不完,信箱裡躺著一堆等待回覆的email,便條紙上還有數不清的代辦事項。

為什麼同樣一天24小時,有些人可以把事情處理的井井有條,還有閒情逸致培養興趣、陪家人、運動?

 

論忙碌,有誰會比前Apple執行長賈伯斯、鴻海集團董事長郭台銘忙呢?

每個人一天都擁有1440分鐘可以運用,儘管是事業成功的知名人士也是如此。

這些忙碌的成功人士,究竟有何運用時間的秘訣可供借鏡?

趕緊來看看吧...

 

 

 

1.適當授權

作為一個優秀的主管,不會把任何任務都往自己身上攬,

而是適度的將權力下放,把工作交辦給適合的下屬,或委託同事處理。

業務範圍橫跨旅遊、航空、娛樂的跨國企業維珍集團(Virgin Group)創辦人理查.布蘭森回憶:

「在我年輕的時候,就知曉將工作授權、委任給他人的重要性。」

主管的工作是集結下屬、合作夥伴的力量,帶領大家在有限的時間內完成任務,

而非捲起袖子、跳進場內完成所有的事。

也就是說,主管應把主要時間花在分配任務、不同執行者之間的協調、重大決策上。

 

2.面對面溝通,增進效率

身為大型跨國企業的創辦人,布蘭森每天都有數不完的信件要回覆,

他如何迅速有效率地處理信件?

「我會依照情況判斷信件中提到的事情,適合以信件解決還是面對面溝通較恰當,

短短幾秒的判斷可以為彼此省下不少時間。」

他解釋,有些文字無法有效處理的情況,打一通電話、親自到負責人的辦公桌前面對面溝通,

比窩在電腦前苦苦思索、字斟句酌地考慮如何回覆有效率,也能達到工作時間管理的目的。

 

3.拒絕的藝術

蘋果傳奇CEO賈伯斯相信:「創新就是對1000件事情說不。」

賈伯斯以化繁為簡的能力著稱,

1997年當他回歸蘋果時,他將原先300種產品削減到10種,這項決策將蘋果從破產邊緣救回。

 

同樣的邏輯也適用於時間管理。

在精力有限的情況下,想一次完成許多任務勢必要耗費更多時間,

而在時間也有限的情形下,攬下太多事只會擠壓到執行其他任務的時間,

甚至損壞其他任務產出的品質。

因此,適時地拒絕新任務也是時間管理的藝術。

 

4.評估任務的輕重緩急

前美國總統艾森豪曾說:「大部分緊急的事情其實不重要,而大部分重要的事不緊急。」

艾森豪過去曾任美國第34屆總統,是二戰期間帶領軍事作戰的五星上將,

他帶領同盟軍成功回攻德國與法國,戰後更成為第一位北大西洋公約組織(NATO)最高指揮官。

 

許多人都運用艾森豪的方法做時間管理,

這個方法是以重要、不重要以及緊急、不緊急將所有亟待處理的任務區分到四個象限。

緊急是指必須立即處理,重要則指對人生目的而言有很大的影響。

依照任務的輕重緩急決定執行的順序,並安排每個任務需花費的適當時間,

避免每天為了追工作deadline而緊張兮兮。

 

本文由 SmartM 授權轉載,原文 於此
未經授權,請勿轉載!

 

你平常也被工作死線追得透不過氣嗎?

妥善管理時間來讓自己有更多時間陪伴家人、放鬆一下吧~

 

 

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