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【番茄工作法】戒掉拖延症,管理時間好方法!

2月 2020年20
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作者: 法蘭西斯科.西里洛

 

誰不曾在工作的截止期限前感到焦慮?

誰不曾想把工作拖延,搞得進度落後?

誰不曾被時間追著跑,被開會追著跑,

眼看時間不夠,不得不放棄原本想做的事?

 

繼續看下去...

 

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關於時間的兩個層面

法國詩人波特萊爾(Baudelaire)

在詩作〈時鐘〉(The Clock)寫道:

「莫忘時間乃貪心的玩徒,

回回奪得貨真價實的勝利!」

這就是時間的本質嗎?

或者,只是時間的一個面向?

一般而論,

為什麼大家在時間運用上有這種問題?

這種時間匆匆流逝的焦慮來自何處?

 

談到定義時間,

還有定義時間與人之間的關係,

無論思想家、哲學家

及科學家都不得不承認失敗。

這類叩問必有局限,從不完備,

很少人當真提出什麼真知灼見。

不過,時間似乎具備兩個息息相關的層面:

 

持續流逝。

時間的抽象層面,

帶來衡量時間的習慣(秒、分與小時)、

像空間維度般以軸線代表時間的做法、

事件長度的概念

(時間軸上兩點之間的距離),

以及遲到的概念

(再次是時間軸上兩點之間的距離)。

 

事件接續。

時間的具體層面,

一個個依序上演的事件:

起床→沖澡→吃早餐→讀書

→吃午餐→睡午覺→玩樂→吃飯,

在一天的最後上床睡覺。

小孩先有這個具體概念,

再發展出時間在事情背後流逝的抽象概念。

 

時間流逝造成焦慮

按這兩個層面來說,

造成焦慮的是持續流逝。

這在本質上難以捉摸與定義:

時間流逝,朝未來而去。

如果按時間的流逝衡量自己,

我們會隨分分秒秒愈趨束手無策,

無計可施,垂首落敗,

失去成就事物所須的生命衝力(Élan vital):

「2 小時過去了,我還沒大功告成;

2 天過去了,我還是沒大功告成。」

我們變得耗弱,做事的意義不再清楚。

事件接續的層面似乎較不導致焦慮,

有時甚至一個接一個,

帶有節奏,帶來平靜。

 

 

番茄工作法的目標

是以簡單工具及方法提升效能

(對你和團隊皆然),功效如下:

 

1. 減少持續流逝的焦慮

2. 藉削減干擾來提升專注程度

3. 提升對個人決定的留意

4. 持續激發幹勁

5. 支撐達成目標的決心

6. 在質與量兩方面增加評估能力

7. 改進工作方式或讀書方式

8. 促進努力克服難題的決心

 

簡單有效的經典理論

番茄工作法是基於三個要點:

1.以不同方式看待時間。

不再抱持著持續流逝的概念,

從而降低焦慮與提升效能。

 

2.善用頭腦。

我們能夠學得更好,

思慮清楚,全神貫注。

 

3.簡單易用。

這套方法簡單不複雜,

但有助持續專心致志達成目標。

相較之下,許多時間管理工具的缺點

在於疊床架屋,反把工作變得更複雜。

 

番茄工作法的發想來自下列概念:

「時間箱」(time boxing)、

英國心理學家博贊(Tony Buzan)等人

提出的心智工具,

以及德國哲學家伽達默爾

(Hans-Georg Gadamer)的動態原理。

談到組織目標與事項,

相關概念詳見美國作家吉布(Tom Gilb)的書。

 

番茄工作法包含五個步驟:

圖表1 番茄工作法的步驟

 

高效訣竅

這個基本流程為時一天,但也能更短,改為在一天裡多次進行。

 

實行番茄工作法

所須的東西如下:

1. 番茄定時器(圖表2)。

2. 每天早上填寫一張今日工作表:

● 在表頭寫上姓名、日期與地點。

● 依優先順序列出今天要做的事項。

● 「臨時急迫事項」的欄位,

在臨時想到其他事項時記下來,

本日計畫可依此調整。

3. 事項盤點表:

● 在表頭寫上姓名。

● 逐一記下事項,

在一天末尾把完成的事項劃掉。

4. 紀錄表。

用來記下原始數據,以便化為資訊和圖表。

依目標不同,這張表可有不同欄位,

通常包括日期、描述,及所用的番茄鐘數目,

至少每天更新一次,

大多在一天末尾進行。

 

在本書所舉的簡單例子中,

「記錄」、「加工」和「視覺化」

等步驟直接在紀錄表上完成。

 

圖表2 番茄定時器

 

下面章節會提出番茄工作法的創新用法,

別開生面,能一一加以實驗。

本質上,番茄工作法可以循序漸進升級,

所以各目標該依章節順序達成。

 

 

本文摘自《間歇高效率的番茄工作法》

作者: 法蘭西斯科.西里洛  / 譯者: 林力敏 / 出版社:采實文化

未經授權,請勿轉載( 責任編輯 / Stella )

(首圖來源:shutterstock)

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