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「為什麼時間總是不夠用?」關於時間管理,你要避 開這 5 地雷!

2月 2018年22
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(圖/shutterstock)

 

但凡工作了幾年的朋友,

多多少少都會面臨「時間不夠用」的問題。

比如:

明明每天工作 12 個小時,

但還是有很多事情做不完;

老闆吩咐的任務,一拖再拖,

直到 deadline 才勉強敷衍一下;

每天都在忙著應付同事、上級、客戶,

完全沒有自己的時間,

忙了一整天也不知道在忙什麼……

 

繼續看下去...

 

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在做時間管理時

產生一些誤會

所以,時間管理應運而生。

這幾年,哪怕是不了解時間管理的朋友,

多多少少也聽過這些名詞:

GTD、番茄鐘、待辦清單、四象限法……

但是,你會不會覺得,

用了這麼多工具,

學了這麼多東西,

好像仍然沒有什麼用?

 

這幾年,通過跟身邊朋友、讀者的交流,

我發現,不少人在管理時間的過程中,其

實多多少少都存在一些誤區。

正是這些誤區,使我們經常做了無用功。

今天,跟大家聊聊這些誤區,

以及如何避開它們,讓我們的時間更充足。

 

一、 喧賓奪主,本末倒置

選擇適合自己的工具

曾經有個朋友,

找我諮詢時間管理的問題。

她說:已經嚴格按照老師教的方法論去踐行,

但每天都感覺特別累,

也沒省下多少時間,

究竟是怎麼回事呢?

我問她:你是如何做時間管理的?

她「嘩」的一聲,

給我發了一堆APP 截屏。

然後,如數家珍地給我解釋:

這是記錄時間耗用的,這是曼陀羅方格,

這是做晨間日記的,

這是做待辦事項的,這是番茄鐘……

 

這其實就是本末倒置了。

時間管理的本質,並不是管理好「時間」 ——

這壓根就不重要——

而是高效地完成該做的事情。

這才是核心所在。

記住:永遠是工具來為你效力,

而不是你要去適應工具。

 

所以,最合適的工具,

必須能夠如臂使指、圓滿自如,

成為你身體和大腦的一部分。

而不是需要你時時刻刻提醒自己「我得去用」。

你必須確保,當你需要用到它們的時候,

它們能立刻在你身邊出現,

用你最舒服的方式去使用。

很多人熱衷於APP Store 上五花八門的時間管理APP,

其實,這些沒有太大意義——

很簡單:我們絕大多數工作是在什麼地方完成的?

是電腦,而不是手機。

 

所以,時間管理工具的第一個條件是什麼?

必須能夠全平台使用,

呼之即來,用完即走。

我自己體驗過一些APP,

從打開,到進入正式功能,

就要好幾秒鐘,點擊五六次按鍵——

這究竟是在幫你管理時間,還是浪費你的時間?

 

更重要的是,一款工具,

如果不夠輕便、自如,

它就會在你潛意識裡留下這樣的印象:

使用它,是一件很麻煩的事情。

那麼慢慢的,

你就會傾向於把它擱置,放在一邊。

這就是「學了很多方法,卻從來都用不上」的真相。

那麼,什麼樣的工具,才是適合自己的呢?

對時間管理的新手來說,

一款筆記加待辦清單即可。

(中略)

一個隨身攜帶的記事本(A5尺寸),

一支好用的中性筆,基本就足夠了。

最有效的方法,永遠是簡單的。

 

 

二、 追求「完成所有事情」

並不是所有代辦清單的事都要完成

之前和一位大公司的市場總監聊天,他說

我每天都勾不完我的待辦清單,

您有什麼建議嗎?

我問他,每一天的清單上有多少個事項。

回答是:我也記不清了,大概二三十項吧。

這是許多朋友特別容易犯的錯誤。

我們總是寄希望於

「將清單上的所有事情勾掉」,

尤其是完美主義者,更是如此。

 

但現實是什麼呢?

很多時候,我們每天殫精竭慮,

也只能完成三四項任務,

然後眼睜睜地看著其他任務過期。

一天天過去,「已過期」裡面堆積的事項越來越多,

清單變得臃腫不堪。

結果就是:我們連待辦清單都不願意打開,

因為看了就心煩。

 

最容易無法完成的原因

有兩個事實,可能是我們需要直面的:

1)我們往往都高估了自己的能力;

2)事情往往是做不完的,做多少來多少。

如果你把所有的事情都寫入待辦清單,

會有另一個後果:

在權衡「要做什麼」的時候,

你可能會選擇去做那些簡單、

但沒有太大價值的事情——

因為做完了可以立刻勾掉。

而那些真正重要的事情呢?

也許就會一直拖著,

直到 deadline 才開始拼命趕工。

這就完全反其道而行之了。

 

代辦清單上寫上真正重要的事情

正確的做法是什麼呢?

待辦清單上面,只寫真正重要的事情。

其他不那麼重要的,按照如下方法處理:

1 .放入 Dessert 清單中,

等碎片時間、工作間隙、

狀態不佳時處理。

快速給自己恢復精力。

 

2 .用其他方式快速解決。

譬如:交付給別人,聘用外包,

使用在線工具,等等。

 

3 .拖著不做。

是的,不要覺得「拖延」十惡不赦,

拖延其實是一件好事。

關鍵是什麼呢?我們不要被「拖延」主導,

而是要自主的、有意識地去選擇「拖延」。

簡而言之:正確的做法是,

優先做最重要的事情,其他事情能拖即拖。

很可能,拖著拖著,這些事情自己就「被解決」了——

尤其是對於尚未完全明確、

需要反复溝通和確認的事務,

繁瑣而機械的操作,

以及「不做也不會死」的事務。

不要讓它們擠壓你寶貴的時間和精力。

 

 

三、過於依賴番茄鐘

什麼是番茄鐘?

可能有同學不清楚番茄鐘,簡單介紹一下:

番茄鐘,又稱番茄工作法。

它的使用很簡單:

定一個25分鐘的鬧鐘(稱為「一個番茄」),

在這段時間裡心無旁騖地工作,

拒絕任何打斷(一張便簽、一個耳機可以幫到你)。

等25分鐘結束了,

關掉鬧鐘,休息5分鐘,

再開始下一個番茄,循環往復。

為什麼是25分鐘呢?

因為基於認知心理學的研究,

人集中註意力的時間,

一般不會超過 25-30 分鐘。

當然,這個時間可以根據實際情況調整,

通常以 20-30 分鐘作為一個番茄。

 

一般來說,使用番茄鐘,

以「番茄」來計數。

我們會說「今天完成了5個番茄」,

指的就是不受干擾、

心無旁騖地工作了5個25分鐘。

那麼,番茄鐘真的有各種時間管理專家

所說的那麼神奇嗎?

 

過度依賴導致兩個結果

感興趣的話,不妨試一試。

但這幾年來,

我身邊時間管理做得好的人(包括我自己),

基本不用番茄鐘。

為什麼呢?很簡單,因為太機械了。

人的精力曲線波動是非常頻繁的,

會根據時間和任務而異。

每一次都要求集中精力 25分鐘,

常常會帶來兩個後果:

1 .坐立不安,心煩意亂,

明明做不下去,但是又不能分心;

2 .好不容易進入心流狀態,

正熱火朝天的時候,一個鬧鍾立刻把思緒打亂了。

尤其是對於像我這種「坐​​不住」的人,更是明顯。

究其原因,它的根本問題在於:

先設定好了時間,再往時間裡面裝任務。

也就是說,番茄工作法的本質,

在於培養你「規律工作」的習慣。

這對於精力曲線平緩、

作息極其習慣的人來說,是可以的。

但對於我這樣的人,基本沒有任何作用。

 

正確做法:先設定任務

再根據任務指定時間

那我是怎麼做的呢?

很簡單,反過來:

先給自己設定任務,

再根據任務指定時間。

我會告訴自己:

接下來,讓我們試試,

能不能在 5分鐘內,完成這個小任務。

然後,開足馬力去解決。

完成了,就再給自己分配下一個新任務。

簡而言之,這是兩種完全不同的思維:

我無需要求自己「規律工作」,

不是讓我去適應工作——

而是讓工作來適應我。

對我來說,工作就是一個個挑戰的小片段,

每一天的繁忙,其實就是針對這些小片段,

一個個予以攻克。

這樣,就能將工作變成一段愉快、

自由又富有挑戰性的體驗。

 

 

四、 錯誤理解四象限法

不重要的事 需要考慮嗎?

四象限法,應該是時間管理裡面,

最廣為人知的方法了。

它將一天裡所有任務,

按照緊急性和重要性兩個維度,分為四個像限:

重要且緊急:立刻去做。

重要但不緊急:安排固定時間去做。

緊急但不重要:盡量請別人去做。

不緊急也不重要:不做。

絕大多數時間管理教程,

都是這樣教的,大家也都是這樣學的。

 

很少有人對這套分類方式提出質疑,

但不知道你有沒有意識到:

這其實不是很科學。

試思考一個問題:為什麼在我們的待辦清單裡面,

會出現「不重要」的事項呢?

換言之:不重要的事情,

哪怕它很緊急,又怎麼樣?

一件事情如果「不重要」,

那不做也不會有什麼後果(否則就是重要),

為什麼要考慮它呢?

 

重要的真正意思:「有價值」

問題在於:這裡的「重要」是一個很模糊的概念,

它真正的意思是「有價值」。

什麼是有價值?

簡單來說,如果一件事情,

做完之後,能幫你增進經驗、

獲得提升、收穫回報,

那就是有價值的。否則,就是無價值的。

 

把上面四象限裡的「重要」換成「有價值」,

是不是立刻清晰多了?

四象限法的本質,其實是這樣的:

緊急,代表「別人希望/需要你去做」,

而有價值,代表「我自己想做」。

最好的情況當然是兩者重合,

但如果不是,

那就盡量在不影響結果的情況下,「以我為主」。

當然,有價值- 緊急的分類

(術語叫做艾森豪威爾矩陣),

本身也未必是最好的分類方法。

這一點,以後有機會再詳談。

不過,至少,這比廣受誤解的

「重要- 緊急」要更好。

 

 

五、 用日曆來做待辦事項

用日曆做時間管理反而效率低

之前寫時間管理的文章,

有不少讀者在後台留言,說:

我一般用日曆做時間管理,很好用。

日曆確實很好用,

像Google日曆,或者蘋果自帶的日曆,

都不錯,但用日曆做時間管理,

其實是效率很低的方法。

為什麼呢?很簡單。

考慮一個問題:現在突然來了一個任務,

沒有明確的時間要求,

你要怎麼把它記到日曆裡面?

 

這就是問題所在:

待辦清單也好,筆記也罷,

是「任務導向」的,時間只是任務的屬性。

我完全可以把一個任務記下來,

而不指派具體時間。

但日曆不行。

日曆一定要先明確一段時間,

再安排任務。

這會造成什麼後果呢?

每記一件事情,你都要先思考:

把它放在哪一段時間裡?

更別說,大多數任務,

往往不會按照時間執行。

那麼,就又得重新安排、設置。

 

日曆的作用:鎖定時間

在時間管理領域,

有一句俗話,叫做:日曆是神聖的。

什麼意思呢?記在日曆上的事情,

一定是「雷打不動」的。

簡而言之:日曆不是用來記錄任務的,

而是用來「鎖定時間」的——

在日曆上寫下一件事情,就意味著:

這段時間被佔用了,

當我安排事務、整理工作時,

我必須將其考慮在內。

所以,什麼事情適合記在日曆上呢?

一般是嚴肅的會議,固定日程,

當天會發生的事件,等等。

它是用來參照的,

輔助我們對工作進行安排,

而不是用來管理時間的。

 

時間管理是一門非常系統的體系,

但用好了卻也非常簡單。

 

 

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作者簡介:Lachel,

20萬關注的高效思維達人,

知識管理、時間管理專家,

領英、36氪特約作家。

公眾號:L先生說(lxianshengmiao) 

 

本文經 L 先生說授權轉載,原文 於此

未經授權,請勿轉載

責任編輯 / Stella 

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