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想把工作做好,「偷懶」是必要的!專家:三大理由證明,停止思考 更能提升工作效率

9月 2017年25
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.                                                                                                                                                          

圖片截取自:allian

 

作者:卡爾‧紐波特

 

2012年《紐約時報》部落格的一篇文章,

小說家兼漫畫家克里德(Tim Kreider)

有一段令人難忘的自述:

「我不忙碌,我是我認識的人中

最懶惰、卻很有企圖心的人。」

 

不過,克里德對忙碌工作的厭惡

在他貼出這篇文章之前幾個月曾面臨考驗,

他描述那段期間說:

「因為職業上的義務,

我不知不覺變得忙碌起來⋯⋯

每天早上我的收件匣滿是電子郵件,

要我做我不想做的事,

或提出我必須解決的問題。」

 

繼續看下去...

 

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逃離工作上的壓力,

反而讓他寫出 更好的作品

他有什麼對策?

他逃到一個他形容的「不公布的地點」─

一個沒有電視、沒有網際網路的地方

(上網要騎腳踏車到當地的圖書館),

在那裡,他可以繼續不回應

在那些小義務如針扎般的攻擊。

那些小義務單獨看起來似乎無害,

但累積起來卻嚴重傷害他的深度工作習慣。

「我還記得金鳳花、九香蟲和星星。」

克里德談到他隱退的日子:

「我閱讀。而且,好多個月來,

我終於第一次寫出一些像樣的東西。」

 

就本書的目的來說,

我們必須認清克里德並非梭羅(Thoreau),

他從忙碌的世界隱退

並非為了凸顯複雜的社會批判。

他搬到不公開地點的動機

是出於一種令人驚訝、但務實的領悟─

那讓他能把工作做得更好。

以下是克里德的解釋:

懶惰並非度假、放縱或罪惡,

它對大腦不可或缺,

就像維他命D對身體一樣,

缺少它將使我們的心智生病,

像是造成缺陷或佝僂病……

聽起來似乎矛盾,

但它是把工作做好所不可或缺。

 

想做好「深度工作」

放鬆是必要的

當然,當克里德談到把工作做好,

他指的不是淺薄工作。

在大多數情況下,你花越多時間在淺薄工作,

你就能完成越多的淺薄工作。

然而,克里德關心的是深度工作─

創造這個世界認為

有價值東西的嚴肅努力。

他相信,這些努力需要心智

定期得到釋放和休閒的支持。

這個策略的看法是,你應該效法克里德,

定期在你的職業生活中安排充足的休閒時間,

免於工作壓力,以便把(深度)工作做好

(雖然這聽起來有點矛盾)。

 

有許多方法可以達成這個目的,

例如,你可以採用克里德

從淺薄工作世界完全退隱的方法,

躲到一個「不公布的地點」,

但這對多數人來說並不實際。

我建議的是一種較可行、

但仍然很有效的做法:

在工作日結束時,停止思考工作上的問題,

不再檢查電子郵件、不在心裡重播討論,

也不籌畫你將如何處理即將面臨的挑戰,

一直到第二天早上。

 

停止思考能提升

工作成效的 3個理由

如果你需要更多時間,

那就延長工作日的時間;

一旦結束,你就必須清空心思,

留給克里德的金鳳花、九香蟲和星星。

在提出支持這個策略的技巧前,

我想先探討為什麼停止思考,

能提升你創造出高價值成果的能力。

 

當然,我們已經有克里德的個人背書,

但背後的科學也值得我們花時間了解。

深入探究這方面的文獻後,

我發現有三個可能的解釋:

 

理由1:

停止思考有助於領悟

思考以下摘錄自2006年《科學》

(Science)期刊的一篇論文:

科學文獻數百年來強調在做決定時,

有意識思考的益處……

此處想探討的問題是,

這個觀點是否理由充分。

我們的假說是,它並不充分。

這段溫和的論述,

字裡行間隱藏一個大膽的觀點。

 

這項由荷蘭心理學家狄克斯特霍伊斯

(Ap Dijksterhuis)主持的研究想證明,

一些決定最好留給

你的無意識心智來做。

換句話說,與其積極的做這些決定,

不如吸收相關的資訊後,就放下來做其他事,

讓心智的潛意識層來領會,得到的結果會更好。

 

 

比起謹慎思考,

「沒有思考」反而表現更佳

狄克斯特霍伊斯的團隊證明這種效應的方法是,

給實驗對象必要的資訊做購買汽車的複雜決定。

半數對象被告知要徹底思考這些資訊,做出最佳決定;

另一半在閱讀過資訊後,

接著做不相干的簡單謎題,

然後在沒有時間思考的情況下

被帶到做決定的地點。

結果第二組的表現比較好。

 

(中略...)

 

根據這套理論,

你的意識心智就像一部家用電腦,

你可以執行細心設計的程式,

針對有限度的問題得出正確答案;

而你的無意識心智就像Google龐大的資料中心,

由統計運算法過濾以兆位元組計的零亂資訊,

能針對艱鉅的問題找到出人意料的有用解答。

 

這項研究的意義是,

給你的意識大腦休息的時間,

能讓你的無意識輪班,

整理你最複雜的職業難題。

因此,停止思考的習慣,

不見得會減少你從事生產性工作的時間,

而是增加工作的類型。

 

理由2:停止思考有助於

補充深度工作需要的能量

一篇2008年發表在《心理科學》

(Psychological Science)期刊的論文經常被引用,

內容是一個簡單的實驗。

實驗對象被分成兩組,

一組被要求在研究地點

密西根州安亞伯大學校園

附近的植物園木棧道散步;

另一組被安排走路穿過安亞伯熱鬧的市中心。

接著兩組都接受一項

需要專注的「逆向記憶廣度」測驗。

 

這項研究的主要發現是,

大自然組的表現比另一組好20%。

當研究人員隔一週讓同樣的實驗對象調換地點,

再做一次做測驗,大自然組的表現仍然較好。

也就是說,

決定表現好壞的不是人,

而是他們有沒有機會

先在樹林裡散步。

 

(中略...)

 

不中斷自己的休息時間,

更有助於 專注力提升

對本書的目的來說,

注意力恢復理論不只限於大自然帶來的好處,

這個理論的核心機制是,

如果你暫停使用引導性注意力,

就可以恢復這種能力。

 

走在大自然可以讓我們的心智休息,

其他放鬆的活動也能辦到,

只要這些活動也能提供類似的神奇刺激。

與朋友閒談、和孩子玩遊戲、

邊煮晚餐邊聽音樂、出去跑步,

在你工作結束後的晚上用來打發時間的各種活動,

都具有和走在大自然一樣的注意力恢復效果。

 

 

晚上抽空工作,

只會降低 隔天的工作效率

另一方面,如果你一直打斷晚上的休息時間,

檢查和回覆電子郵件,

或是在晚餐後撥幾個小時趕截稿時間,

你就剝奪了導向性注意力需要的不中斷的休息時間。

即使這類短暫的工作只花很短的時間,

也會讓你無法達到恢復注意力需要的深層放鬆。

 

只有你深信今天的工作已經做完,

才能說服你的大腦切換到

開始為明日充電的放鬆狀態。

換句話說,嘗試從晚上再擠出一點時間工作,

會降低你明日的效率,

你完成的工作可能比你嚴守休息時間還少。

 

理由3:晚上少做的工作

通常沒那麼重要

保持工作日結束的明確界線,最後一個理由,

我們必須回頭談艾瑞克森率先提出的刻意練習理論。

你可能還記得,第一篇談到,

刻意練習是以有系統的方式加強特定技術,

是專精一件事必需的活動。

我已經說明,深度工作和刻意練習有很多重疊之處,

就此處的討論而言,

我們可以把刻意練習視為高認知需求工作的代表。

 

艾瑞克森1993年針對這個主題討論的題目是

〈刻意練習在追求專家表現所扮演的角色〉,

他特別以一節的篇幅說明

研究發現個人從事高認知需求工作的時間長短。

艾瑞克森指出,對新手來說,

每天約一小時的高度專注似乎是極限,

但對專家來說,

這個數字可以提高到四小時─但很少能超過。

 

深度工作量 有一定額度,

超過反而成了「低價值」

例如,一項研究記錄一群優秀的小提琴演奏家

在柏林藝術大學受訓的練習習慣。

研究發現,這些優秀的演奏家

平均每天有三個半小時處於刻意練習狀態,

通常分成兩個不同時段。

成就較小的演奏家花在深度狀態的時間則較少。

這些結果的意義是,

你在一定時間內的

深度工作量是有限的。

 

如果你審慎安排時間

(可以利用原則四介紹的策略,排除淺薄事務),

應該會在工作日達到深度工作的每日最高量。

因此,到了晚上,

你已經達到能繼續有效深度工作的極限,

任何你排進晚上的工作都不會是

對你的職涯進步真正有用的高價值活動,

你的努力很可能只是低價值的淺薄工作。

換句話說,推延晚上的工作,

你也不會耽誤太多重要的事。

 

一旦工作日結束,

別再被 職場上的事物干擾

上述三個理由支持

嚴格遵守工作日結束時間的策略。

讓我們以執行的細節作為結論。

要想成功運用這個策略,

你必須先承諾,一旦你的工作日結束,

就不能讓一點點職業的憂慮

侵入你的注意力領域。

包括檢查電子郵件和瀏覽

與工作有關的網站,這很重要。

就這兩種情況來說,即使只是短暫的侵入,

也會造成不斷強化的分心,阻礙休息的好處。

 

例如,大多數人都熟悉的經驗是,

在週六早上看到一則令人擔憂的電子郵件,

結果整個週末腦子裡

都一直想著這件事,揮之不去。

 

確保自己能夠落實

「好好休息」

另一個成功執行這項策略的重要承諾是,

在工作日結束時,

以嚴格的儀式支持你的承諾。

具體的說,這個儀式應該確保

每一件未完成的工作、目標或專案

都經過檢視,經過你的確認:

你已經有計畫,相信能完成它;

或者,你已經把它存放在某個地方,

會在適當的時機拿出來做。

 

儀式的程序應該像是一套運算法,

有一連串你總是這麼做的步驟,

一步接著一步,當完成時,

會有一個固定的詞句用來表示完成。

例如,我自己在結束儀式時,

我會說:「關機完成。」

這個最後步驟聽起來沒什麼,

但它提供了一個簡單的暗示給你的心智,

告訴它在一天剩下的時間

放下與工作有關的念頭很安全。

 

 

所謂的「關機儀式」

你可以這麼做...

要讓這個建議更具體,

讓我們走一遍我的關機儀式。

我大約在寫博士論文時擬定這套儀式,

並以不同形式運用到今日。

我做的第一件事是看最後一眼我的收件匣,

確認在一天結束前沒有必須緊急回覆的郵件。

第二件事是轉移我腦子裡

或當天先前記下來的新任務,

列入我的正式工作清單。

 

我利用Google 文件來儲存我的工作清單,

我喜歡它能從任何一部電腦存取,

但使用哪一種科技實際上無關緊要。

我打開工作清單,

很快的瀏覽清單上每一項任務,

然後檢查日曆上未來幾天的安排,

這兩個動作確保我沒有忘記任何急事、

任何重要的截止期限或約會。

這時候,我已經檢查過我日程表上的每一件事,

我利用這些資訊為明日做個約略的計畫,

一旦完成計畫,我會說:「關機完成。」

一天的工作也就此結束。

 

未完成的工作

通常會影響著 我們的心思

關機儀式可能乍看很極端,

但這麼做有個好理由—「柴格尼效應」。

這個以20世紀初心理學家柴格尼

(Bluma Zeigarnik)的實驗命名的效應,

描述未完成的工作會支配我們的注意力。

如果你在下午五點突然放下手上正在做的事,

宣布「我今天的工作結束了」,

可能很難讓你的心思就此不再想工作上的問題。

因為正如柴格尼的實驗,

你腦子裡許多懸而未決的義務

會在整個晚上繼續爭奪你的注意力,

而且通常它們會戰勝。

 

剛開始時,這項挑戰似乎是不可能的,

任何忙碌的知識工作者都知道,

永遠有未完成的任務,

妄想所有該做的事情都做完了,就像痴人說夢。

但幸運的是,我們不需要完成一件事才能把它放下,

本章前面談到的心理學家鮑梅斯特

能幫我們解決這個難題。

鮑梅斯特與馬西坎普(E.J. Masicampo)

合寫了一篇論文,

打趣的以〈想像它已經完成!〉為題。

 

有條理的擬定 明日計畫,

反而更能有效率 處理事情

兩位研究者設計讓實驗對象產生柴格尼效應,

由研究人員分派一項任務給實驗對象,

然後故意打斷他們。

但他們發現,如果要求實驗對象在被打斷後,

很快的針對未完成的任務擬定計畫,

就可以大幅降低柴格尼效應。

 

這篇論文指出:

「為目標擬定具體的計畫,

不僅有助於達成目標,

還能釋放認知資源做其他事。」

關機儀式就是利用這種策略來對抗柴格尼效應,

它不強迫你為工作清單上

每一件任務擬定具體的計畫

(這是負擔沉重的要求),

但要求你條列每一項任務,

並在評估這些任務後,為明日做計畫。

這個儀式確保你不會忘記任何任務,

你每天都會檢視所有任務,

並適時處理它們。

 

 

數十年來,心理學許多分支領域的研究

都指向一個結論:

定期讓你的大腦休息,

可以改善深度工作的品質。

在你工作時,努力工作;

工作結束後,就把它放下。

 

你的平均電子郵件回覆時間

可能會晚一些,但換來的報償更大。

經過晚上的休息,

你的深度工作能力將遠超過心力耗竭的同事,

讓你在白天完成大量真正重要的工作。

 

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本文摘自:《Deep Work深度工作力

作者:卡爾‧紐波特   譯者:吳國卿

出版社:時報出版

責任編輯:Sally

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