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懂得聊天是修養!3 個技巧,讓人從對話中看出 你的好品味 女人最大的失望:不是你 窮,而是我承擔所有困難 你卻置身事外...

這 3 個溝通方法,解決職場上 99 % 的問題,讓老闆、同事都 離不開你!

1月 2018年28
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(圖/shutterstock)

 

作者:L先生說(lxianshengmiao) 

 

這些場景,你一定不會陌生。

準備了好久的提案,講了半天,

老闆不置可否,只讓你回去再想想;

跟同事交接工作,明明講了好多遍,

做的時候又出了差錯;

跟客戶溝通過的事情,

過了幾天,客戶又打電話來追,

這才發現雙方理解有誤……

我在

《這些工具,可以將團隊的戰鬥力提高300%》講過,

一個團隊能否發揮出高效的戰鬥力,

很大一部分因素,在於「協作成本」。

協作成本里面,最關鍵的是什麼呢?

就是溝通。

可以說,一個項目的執行過程,

就是不斷進行溝通的過程。

團隊內,團隊外,對上級,對老闆,

對夥伴,對客戶……

如果這中間有哪個環節失靈,

後果可能會十分嚴重。

從小程度看,一項工作對接有誤,

可能就要重新做,幾天的努力付諸流水。

從大程度看,跟客戶溝通出錯,

就可能導致整個合作取消,

使公司蒙受巨大損失。

那麼,如何提高職場溝通能力,

讓溝通更加有效呢?

分享三個非常基本、

但是常常被人忽略的小技巧。

 

繼續看下去...

 

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1. 要點法

日常生活中,

我們可以隨意組織語言,可以旁敲側擊,

可以用大量的話語去表述一個意思,

但是在職場中,這些情況都要避免。

職場溝通,最核心的一點,

就是需要建立「信息點」的意識。

在你跟別人溝通之前,可以想一想:

我需要向他傳達哪些信息點?

如何才能最簡練、最有效地

把這些信息點傳達出來,

盡可能降低對方的接收成本?

在這個基礎上,再盡量減少冗餘信息,

提高信息濃度,用最精準的語言,

把信息點表述出來。

簡而言之,最需要考慮的,是「精簡」 ——

亦即用最簡潔的語言,

表達最全面的信息量。

不要考慮過多的修飾、鋪墊,

這些只會增加對方的理解成本。

你要做的是,讓對方能夠立刻意識到:

你要傳達一個什麼信息,這個信息的內容是什麼。

這裡面,最常用的一個技巧,就是要點法。

 

 

這個技巧非常簡單,

但在職場中,十分有效。

從心理學的角度講,

人對於複雜信息的理解,

最根本的模式是「分類」。

也就是說,當你面對一段複雜的內容時,

你下意識的第一個反應,

就是對其進行分類:

這段話講了什麼?可以分成哪幾塊?

每一塊分別講了什麼內容?

緊接著,你就可以把這段複雜的內容,

進行歸約,轉化為有效的「信息點」,

從而有序地儲存進大腦裡。

所以,開宗明義「我要傳達什麼信息」

和「這個信息有幾個要點」,

可以讓對方對接下來的內容有一個心理預期。

讓對方知道:你要講的是什麼事情,

範圍是什麼,我需要調動起大腦中

哪些相關的信息,來更好地理解你要說的內容。

然後,直接表述「信息點」,

則可以幫助對方節省「轉化」的過程,

盡量避免信息的失真。

 

舉個簡單的例子:

經理,昨天跟某主播溝通過了,

他提出了一些要求,我總結成下面三點:

第一,簽約費50萬,先付50%,

           一年期滿再付尾款。

第二,打賞所得,平台跟他按55分成。

第三,每周至少直播5次,至少2次首頁推廣。

(數據是杜撰的)

 

這個信息的傳達,就非常簡潔、直接、有效。

經理不用去思考主播的訴求是什麼,只需要考慮:

我能不能滿足這三個要求?就可以了。

最後提三個需要注意的點。

1)闡述要點的時候,不要超過4點。

因為人的短時記憶只能記住4個單位的內容,

超過4點的話,會令對方感到「超負荷」。

2)各個要點之間,在邏輯上必須彼此獨立,

互不交叉,否則會給人十分混亂的感覺。

3)每個點只講述一個事情。

如果過於復雜,就把多件事情

合併成一件,分層次講。

 

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2. 倒推法

職場溝通中,最容易發生的一個問題,

就是站在自己的角度說話,

而沒有考慮,對方想聽到的內容是什麼。

這是許多職場新人最容易犯的錯誤。

例如:當老闆問你

「某個事情搞定了沒有」的時候,

很多人第一反應,也許是脫口而出:

「我做了很多努力。我跑了十幾個地方,

花了多少多少時間,見了多少多少人……」

大家都會有一種心態:我做了這麼多,

沒有功勞也有苦勞,雖然任務沒有完成,

但老闆應該也不會責罰我吧?

這就是一種非常低級的錯誤:為自己辯解。

老闆最想知道的,並不是你做了哪些努力,

也不是你有多麼辛苦,而是:

任務有沒有完成?為什麼沒有?什麼時候能完成?

你為之所做的努力,應該放在後面再說。

一個合格的老闆,

是絕不會不了解詳情,就隨意責罵下屬的。

再舉個例子。

當老闆問你「昨天客戶都說了什麼」的時候,

很多人會怎麼做呢?

會按照時間順序,把客戶說的話簡要概括下來。

「一開始怎麼樣怎麼樣,後來怎麼樣怎麼樣,再後來……」

這同樣是十分低效的。

如果老闆想聽原文,直接錄下來就行了。

老闆想知道的,

是昨天的會談得到了一個什麼樣的結果,

這才是最重要的。

所以,當我們進行匯報時,

可以遵循這個簡單的方法:倒推法。

 

 

這其實也是一個「What - Why - How」的模型

(社群裡的朋友和Live的聽眾應該知道)。

這樣組織信息,可以有效傳遞最重要的內容,

並通過逐步的引導,給老闆一個完整的方案。

這才是真正站在接收者立場,

從別人角度出發的溝通方法。

這種模式,會極大地提升你的專業性和可靠性。

 

 

3. 兩面法

你應該聽過「電梯30秒」理論:

假如你和老闆(或者客戶),

在電梯里相遇了。

你應該如何利用這短短的30秒,

把你的方案(或者產品)推銷給他?

這是一個非常常見的場景。

當然,未必是電梯,辦公室也有可能。

重點是,絕大多數時候,老闆和客戶都非常忙。

如果你不能用最短的時間抓住他的注意力,

將你想表達的內容傳達給他,

也許你就會失去機會。

那麼,如何在盡量短的時間內,

將你的方案講清楚呢?

可以嘗試這個「兩面法」。

 

 

你應該已經發現了,

這也是一個「What - Why - How」模型。

這是最符合認知的結構。

這個方法,需要注意的地方是什麼呢?

主要有兩點。

第一,是Why 1 和Why 2 的區別。

前者主要闡述,

這個方案的優點是什麼?

能夠產生什麼效果?

後者則闡述,

這個方案能解決什麼問題?

為什麼我們要採取這個方案?

兩者結合起來,

可以為你的方案,提供強有力的論證。

另一方面,人都是有「損失厭惡」的。

用「能夠解決什麼問題」來作為佐證,

會比單純用「它有什麼好處」,

更容易吸引注意力。

第二,是可行性。

可行性是什麼呢?

就是,

執行這個方案的難度是什麼,

需要付出什麼條件和資源。

在闡明必要性(Why)之後,用可行性來作結,

會有一種「呼籲行動」的效果——

在聽完必要性之後,

對方往往會習慣性地考慮

「那這個事情要怎麼做?」

這時,如果你直接給他一個答案,告訴他:

這個事情可以做,而且很簡單。

就會成為一個強大的推動力。

 

 

舉個簡單的例子。

經理,我認為我們應該做一次事件營銷。

一方面可以帶來更高的曝光和傳播效果,

另一方面,

我們現在的效果推廣已經有點疲軟了,

成本太高,也可以開拓一個新的推廣渠道。

我認識一個團隊,

就是上次那個xxxx事件的策劃,

效果很讚,可以去問問看。

當然,最主要的,

還是事先的周密準備和規劃。

好的內容,永遠才是一切的核心。

今天先分享這幾個技巧,

下次再聊聊比較高階的一些方法。

希望能幫到你。: )

 

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Lachel, 20萬關注的高效思維達人,

知識管理、時間管理專家, 領英、36氪特約作家。

公眾號:L先生說(lxianshengmiao) 。

 

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