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想提升工作效率,先列好「待辦清單」! 做好「這 7步驟」,讓 習慣成自然,讓老闆 想不加你薪都難!

2月 2017年17
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(圖/shutterstock)

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作者: 班 ‧ 以利亞

 

想要提升工作效率,

在培養新習慣的過程中,

一定都會遇到阻礙,也會想放棄,

所以要有心理準備。

先自問:假如遇到阻力,該怎麼辦?

重蹈覆轍與我們的習慣迴路有關。

就先以我的心路歷程當例子好了:

 

繼續看下去...

 

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1、理性上有興趣

剛知道有「把資訊移出大腦」這個概念時,

我覺得這個方法很有趣。

我曾經以為工作效率低落會困擾我一輩子,

所以一聽到這個方法時,

我感到滿意極了,

馬上接受了這項概念,想要放手一試。

 

2、剛開始覺得輕鬆

把腦海裡的東西搬到安全的環境,

或把點子化成文字和句子,

會有一種輕鬆的感覺,也會開始享受工作。

 

3、移出大腦?你會恐慌

擷取資料的習慣會帶來恐慌,

尤其在一開始你還不太熟悉的時候。

這是因為把資訊移出大腦時,

會製造出更多的實體資訊。

當時我的反應很激烈,

覺得「怎麼會有這麼多資料等著我處理」、

「我要從哪裡下手啊」、

「不可能做到吧」,和「我改變不了」。

 

 

4、決心——真有一張清單,你就不恐慌

利用待辦清單,可以減緩恐慌。

依序處理這份清單上的任務,

專心的一個接一個處理完。

這時候,你會獲得掌控感並感到放鬆。

不過,此時習慣仍尚未養成,

因為真的習慣會自動自發的進行,想都不用想,

但目前還是需要一些推動和提醒。

 

5、阻力——不根據事實調整行事曆

本書介紹的多數習慣都很簡單,很像常識,

或許你已經以不同的方式在進行,

但本書會幫助你維持各項習慣。

雖然沒有人會否認把資料全都留下,

會摧毀資料庫,

卻常常不假思索的就把資料堆在那,

因為什麼都不做最輕鬆。

 

相反的,對已經習慣做摘要的人來說,

就會面臨一連串的問題:

應該把每個想法、筆記,

或人生目標都擷取到同一個位置嗎?

我有沒有定期處理這些資訊?

 

 

內化成習慣前,難免會碰壁,所以

只要一體會到新習慣帶來的效果,

就要投入更多努力,和忍受多一點阻力。

你的付出一定會有回報,

千萬不要覺得當下投入了太多精力和時間,

卻不敷成本,因此放棄。

 

過不了多久,

你可能會面臨到筆記丟得到處都是、

沒寫下想做的事、沒根據現實調整行事曆,

而且也忘了自己的點子。

這時候,難免會在內心嘀咕

「我就說吧,改變不了的」,

所以又故態復萌了。

 

事實上,這是好事。

故態復萌讓你有機會

比較舊的做事方法,和新習慣。

只要下決心再試一次,

過程就會變得更輕鬆。

 

 

6、再試一次!

  • 拿出擷取工具,把堆積在心裡的所有想法寫下來。
  • 此時,應該會有很多「哦,耶!」的驚喜時刻。
  • 記錄下任何曾經困擾你、讓你感到急迫,和未完成的任務。
  • 把未讀的郵件、簡訊和筆記撰寫成待辦清單。
  • 整理完擷取資料,就會產生掌控感和完成感。

此外,你可能還會

遇到更多阻撓,使你因循舊習。

這絕對不打緊,重蹈覆轍的次數也不重要,

只要再回到新習慣就好。

 

 

7、養成習慣

隨著時間進展,好習慣就養成了,

你會在不知不覺間內化這些習慣。

達到這個步驟後,不需要思考就能執行,

一切都變得自動自發。

這時候,你製造出來的混亂就會變成創意,

混亂會幫你創造出更棒的作品。

 

本文 擷取自:待辦事項這樣列,工作當場完成一半

只花兩分鐘、用五個詞,裝忙整理清單,你再也不會被「沒做完」追殺
作者: 班 ‧ 以利亞   出版社: 大是文化

 

 

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