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台積電的員工都是這樣提升工作效率的! 8 個訣竅,讓工作減少 40 %!

7月 2015年9
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(圖/shutterstock)

複雜的事簡單做,比一直開會效率高 10 倍

張忠謀曾說過:「我對工作的理念,就是有效率地做對的事」,

每個人一天都有 24 小時,

有人可以日理萬機,

有人卻抱怨時間不夠用、事情做不完,

這就是效率的重要性

 

如何在對的時間做對的事情?

到底有那些提高效率的訣竅?

原來大企業老闆都是這樣做...

 

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時間管理 8 大招!

1. "每天"都做好當日的工作清單

現在的工作者,通常都同時進行好幾個工作,

如果沒有詳細規劃工作時間,

很容易陷入「不知不覺竟然花了兩倍的時間才做完」的情況

 

上班前寫一封「上班前的郵件」,

按照時間順序,列出當天要執行的所有工作,

最後一項工作完成時,要符合「準時下班」的原則

 

工作清單 5 重點

(1)時間分隔以 15 分鐘為單位

(2)劃分完整時間給複雜的工作

(3)預估通勤時間

(4)紀錄與預估不符的時間

(5)加註工作重點

 

 

 

2. 工作不能太緊湊,有「空檔」才能應變

雖然說不要浪費空檔時間,

但不代表工作要「無縫接軌」,

如果這樣的話,大腦專注度不夠,

一遇到突發狀況,會容易不知所措

 

預留一段不安排工作的時間,

以應付臨時的工作

 

3. 區分工作等級,盡量交辦出去

裴英洙在《醫學博士才知道的驚人工作分配術》有提出四種指標,

(1)需不需要其他部門或同事的支援

(2)需不需要再收集資料

(3)是不是快要到截止日期

(4)需不需要編列預算或採購相關物品

依據上述條件評分(需要 2 分、皆可 1 分、不需要 0 分),

總分愈高則愈要優先處理

 

將工作依重要性、急迫性分類執行,

大規模工作則一口氣完成

 

 

 

4. 不要立刻回信,把精神專注於工作上

有時候工作效率不佳,可能是一直被打擾的關係,

很多人都以為立刻回信才是有效率,但事實不是如此,

對方若有緊急事情,通常會直接打電話

 

設定一天確認郵件的幾個時段,

其他時間專注於工作上

 

5. 問清楚交件時間,妥善安排新工作

一般工作者在遇到主管交代臨時任務時,

會將其放在第一順位,而延後自己正在進行的工作,

使得後續的工作行程亂掉

 

向主管問清楚交件時間,妥善的安排至工作清單上,

不要因此放下手邊的工作,延誤了時間

 

6. 沒效率有時是別人害的

同事之間互相支援是很常見的,

但是有些同事卻是自己懶得花時間精神去學習,

而抱著問別人最快的想法,

 

同事尋求幫忙時,

先衡量手邊的工作狀況,

無法幫忙時應明確的拒絕,不要模稜兩可

 

7. 確定工作目標一致

很多員工做事情沒效率,

或是怎麼做都達不到標準,

是因為他們沒弄清楚主管要什麼

 

團隊的工作效率會影響整個公司,

在彼此溝通前,先確認目標是什麼,

才能幫助團隊往同一方向前進

 

 

8. 輪調工作,激發潛藏專才

很多人對輪調工作感到反感,

但是換個角度想,其實有不同的效果

(1)員工避免職務倦怠感,進而提升熱誠,激發潛能

(2)公司從輪調的工作中,找出員工做適合的職位

 

 

 

 

事情挑重點、挑適合的時間做!

想知道更多工作訣竅嗎?

趕快來看看這本書:優渥誌《7月號/2015 第71期》

讓我們一起成為高效率的工作者吧!

 

 

 

 

本文為 CMoney官方 編輯群整理撰寫之 讀書心得,

部分擷取自書籍內容,詳見原書籍

​如需轉載​,請在文末附上 :

 

本文 轉載自 CMoney 網站,原文 於此

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