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別再浪費人生!當個聰明工作者...用這 4 張超實用表格,讓你每天減少 ‘一半’的工作量!

6月 2015年23
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(圖/shutterstock)

 

 

請回想你的工作,是不是每天忙個不停?

上班,卻是總穿插著一堆雜事…

導致常常要加班呢?

久而久之不但無法加薪,

還會被主管認為缺乏效率!

別再讓加班浪費你的人生了!

 

學會者4個秘訣,效率提升50%…

 

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1. 康乃爾筆記術,重點不失焦

越成功的人越會做筆記,達文西、愛迪生、張忠謀…

筆記可是說是人類二個腦袋,可以加強記憶的工具,

重要性可想而知,但該怎麼做呢?

康乃爾筆記術特點在於能

為使用者做好簡明的工作重點,

減少不必要的核對與考慮時間!

 

康乃爾筆記術

Step1. 用倒 T 字線分隔出三塊

Step2. 將訊息抄錄於 ① 筆記區中

Step3. 標出思考線索,關鍵字、問題點於 ②

Step4. 歸納重點於 ③ ,利於記憶處理

 

2. 四象限 N 字法,提高效率

阿志預定今天上午要擬出一份企劃,

才剛坐下客戶就打電話來,花了10分鐘喬定

又看到同事來信要開臨時會議,處理完後

上司恰好走過來,說企劃要提早交件…

當大小事情都需要處理時,該如何取捨?

 

這時候,就要用到四象限N字法….

將原本雜亂無章的事情便自動排序,

這樣就可以井然有序的完成工作!

 

四象限 N 字法

Step1. 劃出座標,標定象限

Step2. 將各項工作項目分類放入各象限

Step3.  N 字形法則排定處理順序

 

 

 

 

3. 測量「業務卡路里」,確保工作進度

在廣告公司上班的阿偉,

通常一份提案只要花 10 分鐘就能準備好!

正在計畫去堂埃及之旅的他,

今天一進辦公室就不停關注埃及政變的消息…

直到快到交企劃時間時才發現,

今天的案子比較複雜可能趕不完…

上班族常常遇到被忽然的事情打斷,

可能一打段就是半小時…

很多時間被耗掉,導致不得不加班…

只要把「工作時間」記成表就可以看出實際花的時間

有多少時間盈餘、還是多花多少時間等等…

更能確保工作進度的完成!

 

業務卡路里

 

4.    每天 3 行日記,提升工作成果

古云:「吾日三省吾身。」

每天檢討回顧有助於改進做事效率…

透過書寫,回顧每天工作改善工作效率,

可是書寫日記總是很麻煩,還要回想、組織…

 

近年日笨流行的「三行日記法」符合懶人的需求,

在這邊推薦給讀者!

 

三行日記法

Step1. 以客觀的角度寫下印象深刻的「行動」

Step2. 根據行動來記錄「成果」

Step3. 把「改善」記在最後一行

Step4. 持之以恆,避免用否定句

 

 

管理學大師 Peter Drucker 曾說:

「時間是世界上最缺點的資源,除非善加管理,否則一事無成。」

可見效率的重要性!把握工作效率...

加薪升遷指日可待!!

 

本文參考《優渥誌:一張表格每天少50%工作 特刊》

有興趣的朋友可以參考最新一期《優渥誌 7月號/2015 第71期》

 

 

本文為 CMoney官方 原創文章,編寫皆經 授權。

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本文 轉載自 CMoney 網站,原文 於此

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